Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

6. Iratkezelés a polgári korban (1850-1945)

polgári korban az iratkezelés két alapvető tényezőjét: az igazgatási módokat és irattári rendszereket. Iktatási módok A polgári korban lényegében valamennyi ma ismeretes iktatási módot használták. A közigazgatás területi szerveinél, a községekben, kisebb városokban, egyesületek iratkezelésében élt a sorszámos forma, és az ennek megfelelő irattározás. Az 1850-től bevezetett reformok egyik újítása az alapszámos iktatás volt, melyet az 1867 utáni minisztériumokban is következetesen alkalmaztak. Ez a rendkívül logikus módszer az alábbiak szerint épült fel: A hivatal pl. levelet írt K. G.-nek, hogy vagyona alapján a következő, 1876. évre fizessen N mennyiségű adót. A kimenő levelet ellátták a 234/1875 ikt. számmal. K. G. öt nap múlva válaszolt, hogy neki nincs annyi vagyona, illetve jövedelme, mint amennyinek az alapján kivetették az adót, tehát fellebbez. Levelét beiktatták a soron következő 278/1875 ikt. számon. Néhány nap, hét múlva a hivatal válaszolt K. G. beadványára, elfogadva vagy elutasítva annak érveit. Ez a levél ismét kapott egy ikt. számot. Pl. 326/1875. K. G. ismét nem tetszését fejezte ki, a hivatal újból válaszolt, s minden egyes levélújabb és újabb ikt. számot kapott. S ez a levélváltás így zajlott mindaddig, amíg meg nem egyeztek, amíg az ügy le nem zárult. Tételezzük fel, hogy a tíz levélváltást megért ügy legegyszerűbb visszakeresési módja az, ha vagy az első levélhez, vagy az ügyet lezáró utolsó levélhez csatoljuk az összes többi, ebben a témában keletkezett aktát, és az egész ügyiratcsomónak vagy az első, vagy az utolsó akta iktatási száma lesz az ún. alapszáma. Ennek megfelelően beszélünk előrehaladó (tehát ha az utolsó aktához csatoltuk a többi), vagy visszafelé haladó (ha az első aktához csatoltuk a megelőzőeket) alapszámos iktatási rendszerről.