Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
5. Az egyes szervtípusok iratfajtái
vesszük azokat a tipikus iratféleségeket, amelyek egy vagy több iratképző ügyvitele során naponta keletkeznek, míg más iratképzőknél - minthogy az irattermelés az adott szerv rendeltetéséből adódó ügyintézéshez, üzletvitelhez, szolgáltatáshoz szorosan kötődik - ezek nem, hanem másfajta iratok képződnek. A könnyebb érthetőség kedvéért célszerű saját személyes, családi iratárunk áttekintésével kezdeni. Életünk alapvető stációit (születés, házasságkötés, gyermekek születése, halál) anyakönyvben rögzítik, amelyről kivonatot (anyakönyvi kivonat) kapunk. A hatóságok különböző igazolványokat (személyi igazolvány, útlevél, korábban: munkakönyv, gépjármű vezetői jogosítvány stb.) állítanak ki számunkra. Tanulmányaink folytatásáról különböző bizonyítványokat, okleveleket kapunk. Ha munkaviszonyt létesítünk, munkaköri beosztásunk változik, munkaviszonyunk megszűnik, irattárunk újabb dokumentumokkal gyarapszik. Többségünknek van valamilyen ingatlan és ingó vagyona (lakás, családi ház, telek, gépkocsi, újabban értékpapírok stb.), amelyek megszerzését, jogos birtoklását szintén okmányok igazolják. Valamennyien adófizető állampolgárok vagyunk. Jövedelmünkről és a megfizetett adóról kimutatást, bevallást kell készíteni, és annak mellékleteként bizonylatokat kell őriznünk. Ha a részünkre teljesített szolgáltatások ellenértékét átutalási betétszámlán keresztül egyenlítjük ki, havonta testes borítékot kapunk a pénzintézettől, mely a szolgáltatók számláit, illetve havi pénzforgalmat türköző számlakivonatot tartalmazza. Vásárlásainkról blokkot kapunk, az értékesebb műszaki cikkekről, használati tárgyakról jótállási jegyet és műszaki leírást is... stb., stb. A felsorolást szinte a végtelenségig lehetne folytatni. Nem nehéz belátni, hogy irataink megőrzéséhez - olykor még egy egyszerű bolti blokk bizonyos ideig való megőrzéséhez is - elemi érdekünk fűződik. A saját irattárunkban őrzött iratfajták számbavétele azonban azt is világossá teszi, hogy más kezelést, „megbecsülést" igényel az egyik és másfélét a másik. Ezért célszerű már keletkezésük időpontjában külön dossziéban (külön fiókban) gyűjteni az anyakönyvi kivonatokat, a tanulmányaink befejezését igazoló okleveleket, az ingatlanokra, értéktárgyakra vonatkozó okmányokat, a munkaviszonyunkra, társadalombiztosítási jogosultságunkra, egészségi állapotunkra vonatkozó alapvető dokumentumokat, amelyek egész életünket végigkísérik. Irataink egy másik csoportja, például a műszaki cikkek jótállási jegyei, műszaki leírásai szintén hosszabb ideig megőrzendők, de az eszközök lecserélése után további őrzésüknek már nincs értelme. Ezeket is érdemes tehát külön gyűjteni, s ennek megfelelően időről-időre kidobni a feleslegessé vált irományokat. Végül - a fenti példánál maradva - kettő-öt évig a különböző
