Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

12. Kutató-és ügyfélszolgálat

adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról - röviden: adatvédelmi törvény), valamint az 1995. évi levéltári törvény 22-29. §-a rendelkezik. E rendelkezések szerint a közlevéltárakban őrzött 1990. május 2-e előtt keletkezett, 15 évnél régebbi köziratokban - amennyiben nem tartalmaznak személyes adatot - bármely természetes személy ingyen kutathat. Az adatvédelmi törvény szerint a személyes vagy különleges adatot (faji eredetre, pártállásra, vallásos meggyőződésre, egészségi állapotra vonatkozó) tartalmazó anyag az érintett halálozási évét követő 30 éven túl válik kutathatóvá. Ha a halálozás éve nem ismert, úgy a védelmi idő, az érintett születésétől számított 90 év, amennyiben mind a születés, mind a halálozás időpontja ismeretlen, az irat keletkezésétől számított 60 év. A védelmi idő lejárta előtt csak akkor kutathatók fenti iratok, ha - a kutatás anonimizált másolattal megoldható - ha ahhoz az érintett vagy bármelyik örököse írásban hozzájárult - ha tudományos munkához szükséges a kutatás, és ahhoz a kutató tudományos szervtől támogató nyilatkozattal rendelkezik. (Utóbbi esetben a kutatandó anyagnak - ha 1990. május 1. előtt keletkezett 15 évnél, ha 1990. május 2. után 30 évnél régebbinek kell lenni.) Az 1990. május 2-a előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított 15 éven belüli levéltári anyagban a kutatást - ideértve a döntéselőkészítést tartalmazó is - az iratot átadó szerv hozzájárulásával - e célra alakított kuratórium engedélyezi. E kuratóriumot a 6/1995. (VIII. 3.) MKM rendelettel a kulturális tárca hozta létre. Az 1990. május 1. után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított 30 éven belüli belső használatra, valamint a döntés-előkészítést tartalmazó anyagban az átadó szerv hozzájárulása alapján a levéltár engedélyezi a kutatást. A nyilvános magánlevéltárak - a fő szabályok megtartásával - sajátos előírásokat is alkalmazhatnak. Az 1995. évi levéltári törvény alapján minden levéltár saját kutatási szabályzatot készít, melyet a fenntartó hagy jóvá. A kutatószolgálat menetének az áttekintése és ellenőrzése érdekében a kutatóterembe kutatónaplót kell vezetni. A kutatónapló tartalmazza a kutatási eset sorszámát, dátumát, a kutatni kívánt levéltári anyag kérőlapjának az iktatószámát, valamint az anyagot kiadó dolgozó és a kutató aláírását. Év végén a kutatónaplót lezárják, az év kezdetén pedig 1-gyel kezdődő számsorral újra megnyitják. Az év végén a kutatónapló adatait összesítve rögzítik a kutatók és a kutatási esetek, valamint a kérőlapok számát. A napló adatai felölelik a sorszámot, dátumot, a kutató nevét, a kiadott kérőlap számát és az iratok