Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
11. A segédletek
A jegyzék olyan levéltári segédlet, amely a levéltári rendet követve, darabszinten készül az egyes iratokhoz, kiviteli formája az ívforma. A jegyzék minimális adattartama: - az egyes irat/ügyirata címe vagy jelzete, - terjedelme. E minimális adattartalomból adódik, hogy a jegyzék elsődlegesen nyilvántartási segédlet, mely az iratok biztonságos őrzését szolgálja és csak másodlatos célja a tájékoztatás. Ilyen minimális információt tartalmazó jegyzék készül például egy vegyes tartalmú raktári egységhez a belső rend fenntartása, a kutatótermi kiadás és visszavétel ellenőrzése céljából, vagy mikrofilmezés előtt. Figyelemmel kell lenni arra, hogy miután a jegyzék a levéltári rendet (őrzési rendet) követi, csak véglegesnek tekintett rendben lévő anyag jegyzékelését szabad elvégezni. A darabszintű levéltári leltárak második típusát a lajstromok alkotják. Ez a segédlettípus egyes iratokról készülő, szintetikus módszerű, kutatási segédlet. Készülhet ív- vagy karton formájában. A lajstrom adatai: az irat levéltári jelzete irattani meghatározása (jegyzőkönyv, levél, összeírás stb.), kora, tárgya, terjedelme (lap, oldal, db) A lajstrom készítésénél elsődleges szempont az, hogy kutatói segédletnek készül, ezért szabatos tárgymeghatározásra van szükség, de nem tartalmi kivonatra. Napjainkban a levéltárakban többféle lajstrom készül. Az említett elveszett mutatókönyvek pótlásán kívül pl. a középkori gyűjteményekhez, térképekhez, nyomtatványokhoz, mint pl. az 1848/1849-es nyomtatványokhoz, plakátokhoz, stb. Minden egyes esetben szükséges munkautasítás készítése a lajstromkészítésnél, mert egyegy anyag speciális jellege speciális adatok felvételét igényli és ezt a lajstromkészítőknek egységesen kell végezniük. A középkori anyagnál ilyen kiegészítő adat a pecsétre, az eredetiségre, irat anyagára, stb. térkép esetén a méretarányra, a szerzőre, vagy a térkép méretére vonatkozik. Röviden a lajstromozás megkezdését a levéltárosok és a kutatók szempontjainak egyeztetése után kialakított pontos munkautasítás készítése előzi meg.
