Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

1. Irattani alapfogalmak

1724-ben kezdte meg működését a Magyar Királyi Helytartótanács, melyet a töröktől felszabadult országrész igazgatásának megszervezésére hoztak létre, de a következő másfél évszázadban az államigazgatás legfőbb szervévé vált. Az igazságügy és a pénzügy kivételével minden szakigazgatási ágat irányított, az uralkodóval a kapcsolatot a Kancellárián keresztül tartotta. 1848-ban befejezte működését, majd 1861-1867 közt rövid időre újjászervezték. Szervezete tanácsból, segédhivatalokból állt, és működése alatt igen nagy gondot fordított iratai kezelésére, őrzésére. A legelsőként létrehozott segédhivatalban, az irodában a tanács elé kerülő ügyeket lajstromozták, ügyintézés után viszont az elintézett iratokat szétbontották, külön csoportosítva a beadványokat és a kimenő levelek fogalmazványait. A Helytartótanács 1769-ben vezette be az évente 1-gyel kezdődő iktatást, majd az 1783. évi átszervezés után az iktatott iratok ügyosztályokhoz kerültek. Elintézés után az ügyosztály azokat úgy irattározta, hogy fons (kútfő) számmal látta el. Az első iratváltás kapta az 1-es positio-(tétel)-számot, a további utóiratok pedig a fonson belül a soron következő positio-számot kapták. Ebben a rendszerben tehát megszületett az ügyirat, amikor egy ügynek az iratai együtt voltak egy-egy ügyosztály irattárában. Hasonló módon kezelte iratait a pénzügyigazgatás szerve, a Magyar Királyi Kamara is. Az elmondottakat az alábbi példával szemléltetjük: A Magyar Országos Levéltárban C 49. szekció és állagszám alatt őrzik a Helytartótanács Kereskedelmi Osztály iratait. Példánk 1837-ből való. Év Iktatószám Tárgy Kútfő száma 1837 31 Szeged város ügye 42 32 Komárom 13 33 Debrecen 21 34 Buda „ „ 12 35 Pest „ „ 36 36 Szeged „ „ 42 37 Komárom 13 38 Szeged „ „ 42 39 Pest íj „ 36