Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

8. Iratkezelés napjainkban

ros írta alá, ellátta a levéltár pecsétjével, és az így záradékolt jegyzőkönyv egy példányát megküldte az iratkőrző szervnek. Csak a selejtezés levéltári jóváhagyása után kerülhetett sor a kiselejtezésre ítélt iratok fizikai megsemmisítésére, c) Az 1995. évi LXVI. törvény hatálybalépése után keletkezett iratok selejtezése az eddig ismertetett szabályok szerint történik. A törvény, mint láttuk, csak új iratkezelési szabályok készítéséről rendelkezik, maga az irattári terv alapján történő selejtezési eljárás változatlan. Az iratok levéltárba adása Az iratok levéltárba adásának alapelveit, fő szabályait az 1995. évi Ltv. és annak módosítása, az 1997. évi CXL. 102. §-a határozza meg. A gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági stb. szempontból értékes, azaz maradandó értékű iratok levéltárba adása az iratkezelés utolsó fázisát jelenti. A levéltárak azonban nem minden szervtől vesznek át iratanyagot. A szervek jelentős része ugyanis nem hoz létre maradandó értékű iratokat. Az ún. értékhatár alá eső szervek levéltárnak felkínált iratanyagáról az illetékes levéltár ezért mindig nyilatkozik, hogy arra igényt tart-e vagy sem. Az idézett törvény 9. § (1) bek. g) pontja előírja, hogy a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat - nyilvántartásaikkal és segédleteikkel együtt - az illetékes közlevéltárnak kell átadni. A közlevéltárak 15 éven belül keletkezett köziratok átvételére csak külön jogszabály alapján kötelezhetők. A Ltv. 12. §-a a nem selejtezhető köziratok levéltárba adását a szervek részéről - a keltezés naptári évétől számítva - a 15. év végéig követeli meg, éspedig úgy, hogy azok teljes és lezárt évfolyamait adják át az illetékes levéltárnak. Az átadás-átvételi határidő - külön engedély nélkül - 5 évig, a kulturális tárca vezetőjének engedélyével 10 évig meghosszabbítható. Az iratok átadás/átvétele mindig a levéltár helyiségében történik, és arról legalább két példányban hitelesített jegyzőkönyv készül. Mellékletét képezi az átadás/átvételi jegyzék, mely a raktári egységeket folyamatos számokkal ellátva a következő adatokat tartalmazza: - a raktári egység száma - az adott raktári egységben lévő iratok évköre