Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
8. Iratkezelés napjainkban
anyaguk kezelésének módját maguk választhatják meg. Kérhetnek azonban szaktanácsot az illetékes közlevéltártól, irataikat megállapodás alapján ajándékként vagy ingyenes letétként átadhatják. Az ajándékként vagy letétként átadott anyag kutathatóságát meghatározott időtartamra az átadó korlátozhatja. A Ltv. 33. § (1) bekezdése alapján - a nem közfeladatot ellátó szervek, illetve természetes személyek irathagyatékát - amennyiben az maradandó értékűnek minősül a minisztérium védett levéltári anyaggá nyilváníthatja. A Ltv. 10. § alapján jelent meg a 38/1998. (X. 4.) BM rendelet a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról, melynek alapján önkormányzatonként 1998. december 31-ig kellett elkészíteni az egyedi szabályzatokat. 1999. január 1-től csak a szöveges szabályzatok alkalmazására kerülhetett sor, irattári tervként még egy évig érvényben maradt a korábbi tanácsi rendszer. Az alaprendelet a 22/1999. (VII. 16.) BM rendelet, mely az egyes hatáskörökhöz tartozó ügyköröket felsoroló minta irattári tervet léptetett életbe. Ezzel a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól szóló 1/1982. (TK 5.) MTTH utasítás és a 2/1984. (TK 28.) MTTH utasítással jódosított 8/1973. (TK 51.) MTTH utasítás, mely megalakulásuktól majd tíz évig meghatározta a helyi önkormányzatok iratkezelését is, 1999. december 31-én hatályát vesztette. Az önkormányzatok részére kiadott minta iratkezelési szabályzat szerkezetében hasonló a korábbi, többször módosított 8/1973-as MTTH utasításhoz. A tartalmi eltérések részben az ügyvitel, ügyintézés során alkalmazott új, korszerű technikai eszközök használata során felmerült iratkezelési, egyszersmind adatkezelési kérdések szabályozásával, részben a jogállamisággal összefüggésben a személyi adatok kezelésével, az adatvédelemmel, a hivatalok átláthatóságával kapcsolatosak. A minta iratkezelési szabályzat hét fejezetre tagolódik. A tanácsi szabályzathoz képest újdonság az I. fejezetben „Értelmező rendelkezések" címmel összeállított iratkezeléssel kapcsolatos fogalmak gyűjteménye. Ali. fejezet az iratkezelés szervezetére és felügyeletére vonatkozó általános rendelkezéseket tartalmazza. Az iratkezelés felügyeletével a helyi önkormányzat jegyzőjét indokolt megbízni. A korábbi szabályzattal ellentétben az új részletesen ismerteti a felügyelettel megbízott vezető feladatait:
