Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

6. Iratkezelés a polgári korban (1850-1945)

Ügyviteli és irattári segédletek (1867-1945) A tárgyalt időszakban az ügyviteli segédletek - az iktatás módjától függően a következők voltak: - sorszámos iktatókönyv (egy-egy iratváltás rögzítésére) - alszámos iktatókönyv (a sorszámok és alszámok jelölésére) - alapszámos iktatókönyv (az iktatószámok és alapszámok felírására) - főlajstromkönyv (csak a főlajstromszámok rögzítésére). Iktatólap: a főlajstromszámos iktatásnál használják, iratborítóként is szolgál az öszszegyűlt iratok tárolására. Ezen vezetik az egyes alszámokra iktatott iratféleségeket. Mutatókönyvek: hely-, név-, tárgymutatók, idegen számmutató (a más szervektől érkezett iratok iktatószámának a végszámok rendjében történő nyilvántartása. Az irattári segédletek vezetésének célja az iratok visszakeresésének biztosítása. Legfontosabb az irattári sorkönyv, az alapszámos iktatás nélkülözhetetlen nyilvántartása. A sorkönyv megmutatta, hogy a keresett irat milyen alapszámon található. Például: 1878.: iktatási szám alapszám 33/1878 33 46/1878 25 56/1878 33 99/1878 33 110/1878 25 112/1878 33 Ha a kútfők szerint történik az iratok tárolása, akkor a sorkönyv első oldalán felsorolták a kútfők jelentését: PL: 1. kútfő 2. kútfő 3. kútfő 4. kútfő Iparügy Kereskedelemügy Vasútügy Mezőgazdasági ügyek, ... stb. A következő lapokon pedig így álltak egymás után a sorok