Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

műveletek elvégzését oldják meg tértől és távolságtól függetlenül. (A számítógépek ügyviteli alkalmazásáról lásd a II. 2. fejezetet!) Az ügyvitel kommunikációs eszközei A hagyományos (kézbesítéssel, postai úton történő) és elektronikus irattovábbítás az irodai kommunikációnak csak egy részét alkotja. Az információ átvitelének rajtuk kívül még számos más módja is ismert. A gépesített ügyvitel eszközrendszere nem nélkülözheti a telefont, a telex-, fax-, telefaxgépet, a diktafont és a magnetofonkészüléket. A távbeszélőkészülék a szóbeli ügyintézés eszköze. Számos típusa ismert. Vannak hálózati és rádiótelefonok, memóriával és/vagy üzenetrögzítővel is ellátottak. A hálózati távbeszélőkészülékek lehetnek házi és városi vonalakon működők, ül. lehetnek kombinált felhasználásúak, miként analóg és digitális készülékek. A távbeszélőkészülékek funkcionálisan sokfélék: főnök-titkári, több állomást kapcsoló diszpécser-, konferencia-, sőt videotelefonok. Valamennyi hozzátartozik a korszerű ügyvitel eszköztárához. A telexgép a postai távíróhálózatba bekapcsolt berendezés, amely kiváló hírközlési eszköz. Korlátozott karakterkészlettel és alacsony sebességgel működik. A telexgép lényegében 210 mm-es szélességű papírszalaggal működő villany írógép, amely adja és veszi (gépeli) az üzeneteket, miközben az üzenetek 2-3 példányos rögzítésére is alkalmas. Az általa közvetített üzenet a telex. A korábbi mechanikus távgépírókat a korszerűbb számítógépes utódok egyre inkább kiszorítják a használatból. A posta vonalkapcsolt adathálózatán működik a teletex, amely nemzetközileg szabványosított távközlő-szolgálat. Ez az elektronikus levelezést biztosítja az automatizált irodai rendszerek, mint előfizető állomások között. A minitex a távbeszélő- és telexhálózat között kapcsolatot teremtő elektronikus postafiók-rendszer, amelyet a névvel és jelkóddal bejegyzett postafiók-tulajdonosok használhatnak. A videotex telefonhálózatra csatlakozó szolgáltató rendszer, amely a videotex-terminállal rendelkezők számára biztosítja a videótex-adatbázisokhoz való hozzáférést. A fax, ül. a telefax (távmásoló gép) a telefon és a levélposta között elhelyezkedő technikai vívmány. Kézzel vagy géppel papírra írt szövegek, ábrák stb. továbbítását végzi a távbeszélő hálózaton keresztül. Egyes típusai színes iratmásolatok küldésére is alkalmasak.