Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

függésben rendszeresen készülnek a tárca egészét vagy az általa felügyelt valamely részterületet érintő tájékoztatók, beszámolók, elemzések, s itt említhetjük a képviselői interpellációkat és az azokra adott válaszokat is. Az általuk felügyelt terület működési feltételeinek állandó figyelemmel kísérése, javítása, esetleg az adott terület érdekeinek érvényesítése érdekében helyzetelemzések, ágazati fejlesztési koncepciók stb. készülnek. E témakörben rendszeres levelezést folytatnak a szakszervezetekkel, a szakmai érdekképviseleti szervekkel, a kamarákkal, a társminisztériumokkal, önkormányzatokkal stb. Valamennyi minisztériumnak vannak ma is szakhatósági feladatai, melynek ellátása során ellenőrzéseket végezhet, melynek során jegyzőkönyvek, szakvélemények, jelentések stb. születnek. (És akkor még a minisztérium saját apparátusával kapcsolatos személyzeti, munkaügyi, gazdálkodási, üzemeltetési ügyek intézése során keletkező számtalan irattípusról nem is beszéltünk.) A Miniszterelnöki Hivatal fontos feladata többek között a Kormány üléseinek előkészítése és adminisztrálása. E feladata teljesítése során ismét jogszabálytervezetek, előterjesztések, határozatok, emlékeztetők születnek. (A jelenleg érvényes szabályozás szerint a Kormány üléseiről jegyzőkönyv nem készül.) A közigazgatási szervek (központi államigazgatási szervek, illetve helyi önkormányzatok) jellegzetes dokumentuma a később még szóba kerülő előadói ív, amely nem más, mint a beadvány és mellékletei borítója, egyben az ügyirat (akta) része. Az előadói ív előnyomott első oldala az ügy legfontosabb adatainak, illetve egyes iratkezelési mozzanatoknak a nyilvántartására szolgál, a belső oldalakon a „házi" használatra szánt feljegyzések (pro domo), az elintézéstervezet, valamint az ügyintézői és kiadói utasítások találhatók. Az egy ügyre vonatkozó iratok áttekinthető kezelésének, együtt tartásának ezt a hasznos segédeszközét, amely a XIX. században honosodott meg a hazai ügyvitelben, az 1950-es években a bürokrácia elleni harc, illetve a papírtakarékosság jegyében ki akarták iktatni a gyakorlatból. Szerencsére az 1960-as évektől ismét általánosan elismerték létjogosultságát, s azóta széles körben használják. A bírósági útra tartozó ügyek általában keresetlevél, panasz, feljelentés, stb. alapján indulnak meg. A keresetlevélben fel kell tüntetni az eljáró bíróságot, a feleknek, valamint a felek képviselőinek nevét, lakóhelyét és perbeli állását, az érvényesíteni kívántjogot, az annak alapjául szolgáló tényeknek és azok bizonyítékainak előadásával, a bíróság hatásköre és illetékessége megállapításához szükséges adatokat, végül pedig a