Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

egy könyvvizsgálót választani. Feladata mindenekelőtt az üzleti könyvek szabályszerű vezetésének ellenőrzése, továbbá a mérleg és a vagyonkimutatás ellenjegyzése. 3. AZ EGYES SZERVTÍPUSOK IRATFAJTAI Az ember életét végig kísérik a különböző „papírok". Az állami és önkormányzati szervek működése, az állampolgárokkal és egymással való érintkezése, vagy akár a vállalatok üzleti ügyeinek intézése, a tulajdonosok, a hitelezők és a megrendelők érdekeinek védelme elképzelhetetlen lenne az adatok, tények, jogosultságok és döntések írásbeli rögzítése nélkül. Korunkat tömeges irattermelés korának is szokás nevezni. A keletkező irattömegben talán könnyebb eligazodni, ha számbavesszük azokat a tipikus iratféleségeket, amelyek egy vagy több iratképző ügyvitele során naponta keletkeznek, míg más iratképzőknél — minthogy az irattermelés az adott szerv rendeltetéséből adódó ügyintézéshez, üzletvitelhez, szolgáltatáshoz szorosan kötődik — ezek nem, hanem másfajta iratok képződnek. A könnyebb érthetőség kedvéért célszerű saját személyes, családi irattárunk áttekintésével kezdeni. Életünk alapvető stációit (születés, házasságkötés, gyermekek születése, halál) anyakönyvben rögzítik, amelyről kivonatot (anyakönyvi kivonat) kapunk. A hatóságok különböző igazolványokat (személyi igazolvány, útlevél, korábban: munkakönyv, gépjármű vezetői jogosítvány stb.) állítanak ki számunkra. Tanulmányaink folytatásáról különböző bizonyítványokat, okleveleket kapunk. Ha munkaviszonyt létesítünk, munkaköri beosztásunk változik, munkaviszonyunk megszűnik, irattárunk újabb dokumentumokkal gyarapszik. Többségünknek van valamilyen ingatlan és ingó vagyona (lakás, családi ház, telek, gépkocsi, újabban értékpapírok stb.), amelyek megszerzését, jogos birtoklását szintén okmányok igazolják. Valamennyien adófizető állampolgárok vagyunk. Jövedelmünkről és a megfizetett adóról kimutatást, bevallást kell készíteni, s annak mellékleteként bizonylatokat kell őriznünk. Ha a részünkre teljesített szolgáltatások ellenértékét átutalási betétszámlán keresztül egyenlítjük ki, havonta testes borítékot kapunk a pénzintézettől, mely a szolgáltatók számláit, illetve havi pénzforgalmat tükröző számlakivonatot tartalmazza. Vásárlásainkról blokkot kapunk, az értékesebb műszaki cikkekről, használati tárgyakról jótállási jegyet és műszaki leírást is... stb.,