Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

egyházak által létrehozott iratokat egyházi iratoknak nevezzük. Magánirat viszont a nem közfeladatot ellátó szerv, valamint a természetes személyek írásbeli tevékenységéből származó irat. Ezen kívül szoktunk beszélni félhivatalos iratokról is, amennyiben valamely magánszemély hivatalos személynek magánjellegű levelében hivatalos kérdéseket is érint, ez ha a magánszemély magánirattárába kerül, magánirat marad, de ha a címzett a hivatalos iratokhoz csatolja, hivatali irattá válik. Ezekből többnyire külön sorozatokat szoktak képezni. A magániratok általában kétfélék: családi iratok vagy személyi iratok. A családi iratok a család tagjainak a levelezését, esetleg a birtok kormányzásával kapcsolatos iratokat ölelik fel. A személyi iratok fogalmával a meghatározott személy tevékenységéből származó iratokat jelöljük. (ad 6.) Az iratok eltérő stílusjegyeket mutatnak attól függően, hogy a küldő a címzetthez képest fölé-, mellé- vagy alárendeltségi viszonyban volt vagy van-e. Az irattannak azt a részét, amely e jegyek szerint vizsgálja az iratokat rendszerező, vagy szisztematikus irattannak is nevezzük. A fölérendelt helyzetből kiadott iratoknak általában parancsoló jellegük van. Ez a régebbi korokban elsősorban a királytól származó "legfelsőbb kéziratok", valamint a felség-előterjesztésekre vezetett "legfelsőbb elhatározások" formájában jelentkezett. Ma a törvények, rendeletek a tipikusabb esetei a fölérendeltséget képviselő iratoknak, de a felsőbb szervtől az alsóbb szervhez intézett leirat is ebbe a körbe tartozik. A mellérendeltséget kifejező irat neve a hivatalos kapcsolatban átirat, újabban az ilyen egyenrangú felek közötti kapcsolatból származó iratot megkeresésnek is nevezzük. Ezek jellemzője az udvarias hangvétel. Az alárendeltséget kifejező irat a magánszemélyek által hivatalos szervhez írt kérvény, illetve az alsóbb szerv által a felettes szervhez intézett felterjesztés, előterjesztés és jelentés. Régebbi korokban az ilyen irat külső formájában is kifejezésre juttatták a folyamodónak a felsőbb szerv iránti alázatosságát. Ezeken kívül létezik az iratoknak egy nagy csoportja, amely nem tartozik a fölé-, alá- vagy mellérendeltségi viszonyt kifejező egyik iratkategóriába sem. Ezek az ún. belső ügyviteli iratok. Ide tartoznak a jegyzőkönyvek, az ügyviteli és az ügykezelési könyvek, a nyilvántartások, összeírások, számadások és más, az adott szerv belső munkáját szolgáló ügyviteli és ügykezelési iratok (lásd: ad 8.).