Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

II. Iratkezelési ismeretek

lenné teszi az irat útját. A vegyes iratkezelés esetében ugyanezek a problémák előfordulhatnak. A fenti veszélyek ellen szakértelemmel, lelkiismeretes munkavégzéssel, az eredeti beérkező irat azonnali lemásolásával lehet védekezni. A tételszám helyes alkalmazása követhetővé teszi az ügymenetet, az irat útját, nem fenyeget az iratok elkallódásának veszélye. A központosított, centralizált iratkezelési rendszerben az iratkezelés valamennyi mozzanata: a beérkező és kimenő iratok átvétele, az iktatás, a mutatózás, az irattisztázás, postázás, az átmeneti irattározás, tehát az ügyiratkezeléssel összefüggő valamennyi teendő elvégzése egy helyen történik. Ezt a rendszert a kisebb iratforgalmú, egy telephelyű szerveknél ajánlatos alkalmazni, ahol egyéb rendszer alkalmazása a pontos és gyors munkavégzését akadályozná. Az osztott (decentralizált) iratkezelés esetén az ügyiratkezeléssel összefüggő valamennyi (fent felsorolt) tevékenységet az egyes szervezeti egységek végzik. Nagy iratforgalmú, több telephelyen működő szerveknél (pl. minisztériumoknál, több telephellyel rendelkező nagyvállalatoknál) ez a rendszer alkalmazható legjobban. A vegyes szervezetű iratkezelési rendszer a központosított és osztott rendszerek kombinációja. Az ügyiratkezeléssel összefüggő tevékenységeket az iratkezelési szabályzatban rögzített elvek szerint a kezelőiroda, az egyes szervezeti egységek (a szervezeti egységek iratkezelői), esetenként az előadók maguk végzik. Ezt a rendszert szintén a nagyobb iratforgalmú, több telephellyel rendelkező szerveknél lehet alkalmazni. A vegyes iratkezelési rendszer azonban sokkal nagyobb elővigyázatot igényel, mint az előző kettő. Ennél a rendszernél gyakori az egyes ügyiratfajták (pl. vezérigazgatói, vezérigazgató-helyettesi, jogi, stb.) elkülönített iktatása és kezelése. Ilyen módon az irat útja könnyen válik követhetetlenné, ellenőrizhetetlenné. Ebben a rendszerben gyakori a kettős, vagy többszöri iktatás. Az osztott és vegyes iktatási rendszerek gyakorlatában az egyes szervezeti egységek által iktatott iratokat meg kell különböztetni egymástól. A megkülönböztetés módszerei: - Betűjel: ez esetben az iktatást minden szervezeti (iktatási) egységnél eggyel lehet kezdeni és a betűjel alapján megállapítható, hogy az irat hova tartozik. - Jelzőszám: ez ott ajánlható, ahol az egyes iktató szervezeti egységek többszörös alá- és fölérendeltségben vannak és az évente keletkező irataik száma nem határoz-