Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

zéséről a felügyeletét gyakorló miniszter gondoskodik, megszűnő tanácsi szerv iratait az illetékes tanácsi levéltárban kell elhelyezni. A tanácsi iratkezelés szabályozása 1950-1989 között a magyar államigazgatásban a legtöbb maradandó értékű irat a tanácsapparátusban és a különféle szintű tanácsi hivatalokban jött létre, ezért indokolt, hogy e szervezettel és az iratkezelésére vonatkozó szabályokkal külön foglalkozzunk. A működésüket megkezdő tanácsok 1950-től — az akkori általános iratkezelési szabályoknak megfelelően — közigazgatási rendszámos rendszerben alakították ki iratnyilvántartásukat. Az irattározás a rendszámok növekvő sorrendjében történt. A tanácsi iratkezelés egyéb területeit a 0004-33/1949. BM 1/8. szám alatt kiadott ügyviteli szabályzatban határozta meg a belügyminiszter. E szabályzat rendelkezett az iratok átvételéről, nyilvántartásáról, csatolásról, szerelésről, az előadók feladatairól, a tisztázatok elküldéséről, a határidők nyilvántartásáról és az irattározásról. 1952. jan. l-jén, a 178/1951. (IX. 30.) MT sz. rendelettel vezették be a tanácsoknál is a közigazgatási számrendszerhez sok tekintetben hasonló csoportszámos iktatást. A tanácsok iratkezelésében új fejezetet nyitott az 1058/1956. (VI. 28.) MT sz. határozat, rendelkezései nyomán, 1957. január l-jével bevezetésre került az évenként újrakezdődő sorszámos, alszámokra tagolódó iktatási rendszer. A határozat 3. pontja értelmében a tanácsi szervek és intézmények iratait a végrehajtó bizottságok által megállapított ügyiratkezelési szabályzatoknak megfelelően voltak kötelesek kezelni. A szabályzat elkészítésének megkönnyítésére kiadott a Minisztertanács Titkársága egy „minta-ügyiratkezelési szabályzatot", amelynek alapján tanácsi szintenként el kellett volna készíteni a saját szabályzatokat. A gyakorlatban ezt a tanácsok többsége soha nem készítette el, hanem a központilag kiadott minta-szabályzatot alkalmazták. Az ügyiratkezelési szabályzat öt fejezete először szabályozta átfogóan az ügyiratkezelés mozzanatait. Első fejezete határozta meg az ügyiratok kezelésének rendszerét és szervezetét. Az ügyiratok nyilvántartására és kezelésére az alszámokra tagozódó sorszámos iktatási rendszert írta elő. A tanácsi szervek ügyiratkezelését központi, osztott vagy részben osztott rendszerben határozta meg. A szabályozás alapján a megyei