Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)
I. Igazgatási ismeretek
Az irattári terv rovatai: irattári tételszám a tétel tárgya irattári megőrzési idő (években) levéltárba adás ideje. Az irattári tételszám az egyes iratcsoportok azonosításához használható jelzőszám, amely számokból, vagy számok-betűk kombinációjából áll. Meghatározza a tárgykörbe tartozó irat besorolását, az irattári rendszerben elfoglalt helyét. Az irattári terv jellege szerint kétféle lehet: 1. szervezeti felépítést követő, 2. ügycsoportokra beosztott. Mindkettőnek vannak előnyei és hátrányai. A szervezeti egységekre épülő terv előnye a könnyen kezelhetőség. Egy-egy osztály az irattári tervnek csak 1-2 oldalában érdekelt. Igen nagy hátránya azonban, hogy az óhatatlanul több egységben ismétlődő ügykörök más és más tételszám alá kerülnek esetleg más és más őrzési idővel. Ez a tételszám keretet felduzzaszthatja, s központi irattárban a kezelhetőségét csökkenti. Előnyösebbnek tartjuk az ügykörökre épülő irattári tervet. Ennek hátránya ugyan, hogy a szervezeti egységeknek a témának megfelelően a terv különböző részeit kell használniuk, tehát kezelése nagyobb körültekintést igényel, előnye viszont, hogy ugyanaz az ügykör függetlenül attól, hogy melyik részlegben keletkezett, ugyanazt a tételszámot kapja. Ez a felépítési mód korszerűbb, s jobban biztosítja az iratok egységes besorolását és kezelését. Garantálja, hogy az azonos tárgyban keletkezett iratok függetlenül keletkezésük helyétől ugyanazt a tételszámot és őrzési időt kapják. Használható irattári tervet csak az iratkezelő szervezeti egységek bevonásával lehet készíteni. Célszerű valamennyi egységnél előzetesen összegyűjteni, hogy az adott helyen milyen ügykörben keletkeznek iratok, s ezeknek milyen őrzési időt tartanak szükségesnek, a több példányban képződő iratok esetében azt is, hogy az illető egység a több példányos irat kiadója-e, vagy csak egy példány őrzője. Az utóbbi években kiadott irattári tervek egyre gyakrabban ún. „a" és „b" őrzési helyeket különböztetnek meg. Az „a" hely általában az irat készítője, az a szervezeti egység, akitől az irat irattározása számonkérhető, azaz ő köteles a több példányban készülő irat 1 példányát, vagy az ügyviteli érték megszűntéig, vagy a levéltár-érettségig megőrizni. Az ún. „b" helyek ezen több példányos iratokat csak addig őrzik, amíg azt a
