Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)
I. Igazgatási ismeretek
- a megye területén működő vagy működött városi, járási és községi tanácsok, s az ezek irányítása alatt működő szervek, - valamint az illetékességi körébe tartozó területeken keletkezett anyakönyvek másodpéldányait. Valamennyi tanácsi levéltár gyűjtötte: - az illetékességi területén élt, vagy ott jelentős szerepet játszott személyek, családok levéltári anyagát, - az illetékességi területén keletkezett, vagy arra vonatkozó történeti értékű iratokat, hangfelvételeket. A szaklevéltár illetékes volt a művelődésügyi miniszter által a levéltárfenntartó meghallgatása után kijelölt szervek levéltári anyagának átvételére. A szaklevéltár gyűjtötte a szakterület jelentős személyiségeinek levéltári anyagát, valamint a szakterületre vonatkozó azon történeti értékű iratokat, kép- és hangfelvételeket, melyeket a művelődésügyi miniszter gyűjtőkörébe utalt. Az iratkezelés Az iratkezelés egységes rendszerének kialakítása érdekében a tvr. és a kormányrendelet meghatározta az iratkezelésben leggyakrabban használt fogalmakat, mely szerint: Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és hangjegy, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban, bármely anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával keletkezett. Nem minősül azonban iratnak a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat. Levéltári anyag: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, tudományos, műszaki, művelődési vagy egyéb szempontból jelentős történeti értékű irat, illetve a fenti tartalmat hordozó bármely eljárással készült kép- és hangfelvétel. Irattári anyag: a szerv működése során keletkezett, rendeltetésszerűen annak irattárába tartozó irat. Iratkezelési szabályzat: szabályozza az iratok, a bármely technikai eljárással készült kép- és hangfelvételek, a gépi adatfeldolgozás során keletkezett adathordozók biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel való ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő adását.
