Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

lyozzák az állami hatóságok, hivatalok, intézmények, intézetek, vállalatok és egyéb állami gazdálkodó szervek működése során keletkezett iratok őrzését és selejtezését. A kormányrendelet előírja, hogy a minisztériumok és az országos hatáskörű szervek saját iratanyagukra és a felügyeletük alatt álló szervek iratanyagára vonatkozóan ügykörük szerint külön-külön foglalják jegyzékbe: 1. a politikai, tudományos történeti, kulturális, gazdasági jelentőségű, illetve 2. a folyamatos ügyintézéshez hosszabb ideig szükséges ügyviteli iratokat. A jegyzékeket a miniszterek, az országos hatáskörű szervek vezetői a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben hagyták jóvá. A jegyzékekbe foglalt iratok őrzési idejét a szaktárcák vezetői és az országos hatáskörű szervek vezetői határozták meg. A minimális őrzési időt 10 évben jelölték. A rendelet előírja, hogy a szerv feladat, illetve hatáskörének módosulása esetén a fenti „kettős" listát 90 napon belül köteles módosítani, illetve kiegészíteni. A rendelet értelmében a szerv iratait megsemmisíteni csak selejtezés útján szabad, ez az előírás a titkosan kezelt iratokra is vonatkozott. A szervek kötelesek voltak irataikat, az irattári őrzés lejártát követő 3 éven belül selejtezés alá vonni. A jegyzékbe felvett iratfajták rendkívüli, idő előtti selejtezését megtiltották. A szervek vezetői az iratok selejtezésével járó szervezési és ellátási feladatokra selejtezési felelőst voltak kötelesek megbízni. Az iratok selejtezésének végrehajtására olyan személyeket kellett felkérni, akik az iratok értékével mind tudományos, kulturális, mind ügyviteli szempontból tisztában voltak. A rendelet szerint községi tanácsok jegyzékbe felvett iratfajtáit keletkezésüktől számított 5 év elteltével a járási tanácsok jegyzőkönyvileg további irattári megőrzésre átveszik. A járási tanácsok az átvett községi iratokat saját irattárukban tovább őrzik, majd selejtezik. A kormányrendelet hatálybalépése előtt keletkezett községi iratokról, a fokozatos iratátvételig a községi tanácsok gondoskodnak. Nem szabad selejtezni a tudományos, kulturális, politikai, gazdasági szempontból értékes iratokat. Az iratselejtezés időpontját a szerv köteles az illetékes levéltárnak bejelenteni. A selejtezésről két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vont iratok keletkezésének évszámát, tárgykörét, a selejtezés idejét, a selejtező nevét és a kiselejtezett iratok mennyiségét. A jegyzék l-l példányát az illetékes állami levéltárnak kell megküldeni, illetőleg a selejtező szerv irattárában kell megőrizni.