Levéltári mikrofilmezés : Módszertani ajánlás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 5. Budapest, 2000)

III. rész A mikrofilmgyűjtemény kezelése

e/ A filmjegyzéknek ez a kiegészítő része olyan további adatokat is tartalmazhat, amely a film használatát, kutathatóságát segítheti, de vigyázni kell, nehogy az e szempontból felesleges adatok a tájékozódást nehezítsék. Általános megjegyzéseket célszerű a jegyzék végén, annak záradékolása előtt megtenni. f/ A filmjegyzéket záró részében a filmjegyzék készítője növedékenként az aznapi keltezéssel látja el és aláírja. g/ Ajánlott a filmjegyzék egy példányát az eredetit őrző levéltári intézmények, s ezeken belül az illető intézmény anyagának tektonikája szerinti rendben, egy másik példányát a dobozszámok rendjében őrizni. — Ha a levéltár a kisebb gyarapodások (kis tekercsek, filmcsíkok) részére közös dobozt létesít, úgy ezek jegyzéke külön-külön lapokra készüljön, hogy az egyik példány levéltári tipológiai rendben elhelyezhető legyen. 18. Ha a filmekhez a filmezést megelőző feltáró munka eredményeképpen vagy más oknál fogva a középszintnél részletesebb jegyzék áll rendelkezésre, úgy ezt kell felhasználni filmjegyzéknek a tekercsszámok és az esetleges felvételi sorszámok rávezetésével, kiegészítésével, hogy megfeleljen a 17. c/ pontban leírtaknak. — Ha a filmen levő levéltári anyag jellege megkívánja, arról a középszintűnél részletesebb jegyzéket célszerű készíteni. 19. A levéltári mikrofilmgyűjteményekben találhatók ún. átmeneti gyűjtemények és nyomtatványok felvételei is. a/ Átmeneti gyűjteménynek nevezzük azokat a levéltári iratgyűjteményeket, amelyeket egy meghatározott cél (pl. kiállítás, reprodukció) érdekében átmeneti jelleggel (meghatározott időtartamra) hoztak létre, s az esetleg több fond vagy több levéltár anyagából létrehozott gyűjtemény darabjai a mikrofilmezést követően visszakerülnek eredeti őrzési helyükre. Ezek esetében a mikrofilm az átmeneti állapotot rögzíti, s csak a filmjegyzékben kell feltüntetni, hogy az eredetiek mely levéltárak állományába tartoznak. b/ A nyomtatott, proveniencia nélküli könyvtári anyag külön állagba tartozik. 20. Ajánlatos azokat a filmtári dobozokat feltűnő, de szükség esetén eltávolítható módon megjelölni, vagy külön helyen tárolni, amelyben kutatási korlátozás alá eső levéltári anyag van. 21. A közlevéltár az 1995. évi LXVI. tv. 13. § ff pontja értelmében „megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyagának konzerválásáról és restaurálásáról gondos-