Levéltári mikrofilmezés : Módszertani ajánlás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 5. Budapest, 2000)

III. rész A mikrofilmgyűjtemény kezelése

Ha ugyanannak a filmnek negatív és pozitív példánya is van, úgy azokat különkülön tétel alatt kell felvenni a növedéki naplóba, és mindkét tétel Megjegyzés rovatában utalni kell arra, hogy melyik tétel negatívjárói, ill. pozitívjéről van szó. (Dobozszámozásokra nézve lásd a 10. pontot.) — Ha ugyanarról a levéltári anyagról egy másik felvételezés filmje kerül a levéltár birtokába, úgy az állománybavételkor a Megjegyzés rovatban azt kell feltüntetni, hogy részben vagy egészben melyik tétel újabb (másik) felvételéről van szó. Ad i/ Azoknak a raktári egységeknek (tekercseknek, ill. dobozoknak) a száma, amelyben a megjelölt felvételek helyet kaptak. Ad j/ Ha a felvételt (filmmásolatot) nem az eredetit őrző intézmény készítette, a filmet készítő intézmény (esetleg személy) megnevezése. Ad k/ A gyarapodás történhet saját előállításból (S), vételből (V), cseréből (Cs), ajándékból (A), letétből (L). E rovatba a zárójelben levő megfelelő betű írandó. Ad 1/ Minden gyarapodásnak kell kapcsolatos ügyiratának lennie. Saját előállítás esetén helyes a felvételezés megkezdése előtt ügyiratot felfektetni, és azon a felvételezési művelet egyes fázisait rögzíteni, s az ügyiratot a növedéki napló tételszámának feljegyzésével lezárni. Ad m/ A Megjegyzés rovat tetszőleges további adatok feljegyzésére használható (pl. kutatási korlátozás alá esik, védetté nyilvánított). — Ha egy levéltár a növedéki naplóban rendszeresen a felsoroltakon kívül más adatokat is nyilvántartani kíván, akkor célszerűbb ezt a Megjegyzés rovat előtt kialakítani és a Megjegyzés rovatot csak esetleges szükségesnek mutatkozó adatok részére fenntartani. 17. A filmjegyzék olyan középszintű levéltári segédlet, amely a mikrofilmre vett levéltári (esetleg könyvtári) anyagról annak filmen elfoglalt rendjében a legkisebb raktári és a legkisebb tárgyi egységek szintjén ad tájékoztatást. A filmjegyzéket növedékenként kell elkészíteni. a/ A filmjegyzék bevezetőként az alábbi adatokat tartalmazza: