Levéltári mikrofilmezés : Módszertani ajánlás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 5. Budapest, 2000)

II. rész A levéltári anyag mikrofilmezésének szakmai követelményei

b/ Mielőtt a felvételező a kicsinyítési arányt a nagyobb iratnak megfelelően megváltoztatná, a kicsinyítés arányát rögzítő és az iratanyag, ill. a tekercs elején felvett táblát — a változást megjelölve — újra filmre veszi, s csak aztán készíti el az alapkicsinyítéstől eltérő kicsinyítési arányú felvételt (felvételeket). Mint az első esetben, itt is csak akkor állítandó vissza az alapkicsinyítés, ha az alapméretű iratok ismét folyamatosan követik egymást. Ilyenkor az alapkicsinyítés adatátjelző táblát ismét ki kell tenni. Az alapméretűnél kisebb iratok esetében kicsinyítési arányt változtatni csak akkor kell, ha legalább 20 ilyen irat követi egymást. Ellenkező esetben a kicsinyítési arány változtatása nélkül kell felvételezni, ha lehet úgy, hogy két kisméretű irat kerüljön egy felvételre. Eltérő színű és kontúrú írással rendelkező iratok esetében (akár többféle tinta használatáról, akár nedvesség okozta elszíneződésről van szó) annyiféle megvilágítással (expozíciós idővel) kell felvételeket készíteni, ahányféle színű, illetve kontúrú rész az iraton van. Gyakorlatilag tehát mindegyik fajta írásnak megfelelően kell egy-egy felvételt készíteni. Leszámozatlan, kútfő-tétel vagy alapszám-iktatószám rendszerben kezelt iratok esetében ügyelni kell arra, hogy a kútfő (alapszám) első irata rendszerint borítólapként használatos, s ebben találhatók az egy kútfőhöz (alapszámhoz) tartozó iratok (tételek, iktatószámok). Felvételezés előtt ezt le kell venni az iratokról, s első oldalként a levéltári jelzetet őrző oldalt felvételezve, a lap négy oldala képezi a kútfő (alapszám) első négy felvételét. Ezután következnek a benne őrzött iratok felvételei. Az iratcsomó (egy doboz tartalma) bármely okból történő szétesése esetén a következő a teendő: a/ Ha az iratok lap- vagy oldalszámozottak, a felvételező számrendbe összerakja azokat és utána — meggyőződve róla, hogy egy szám sem hiányzik — folytatja a felvételezést. b/ Ha az iratok nincsenek leszámozva, jelenti a levéltárosnak a csomó (doboz tartalma) szétesését, aki az iratok megtekintése után (helyreállítandó rendjük típusától függően) vagy maga rakja rendbe, vagy a felvételezővel, szükség esetén az előkészítővel rakatja rendbe azokat. A felvételezés mindkét esetben csak az iratok eredeti rendjének maradéktalan helyreállítása után folytatható.