Levéltári mikrofilmezés : Módszertani ajánlás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 5. Budapest, 2000)

II. rész A levéltári anyag mikrofilmezésének szakmai követelményei

adnak tájékoztatást. Ennek érdekében szétválasztandók a levéltári jelzet már ellenőrzött állandó és változó adatai. Előbbiek kerülnek a táblára, utóbbiak a címcédulákra. A tábla adatai: A levéltári anyagot őrző intézmény neve A levéltári fondnál magasabb egység(ek) (szekció, fondfőcsoport, levéltár stb.) neve A levéltári fond neve és — ha állagtalan fond — törzsszáma zárójelben A fond állagának neve és törzsszáma zárójelben Az állagrész neve, ha az állag nagyobb egységekre tovább tagolódik. A törzsszám azon a szinten (fond, állag, állagrész) adandó meg, ahogyan az őrző levéltár tagolásában megjelenik. A jelzet egyes tagjai a táblán is külön-külön sorban kezdődően A4-es vagy B4-es méretű jó minőségű fehér papírra, a jelzet szövegétől függően keresztben vagy hosszában egymás alá írandók. Nagy terjedelmű, több száz filmtekercset kitevő állag esetében a tábla — elrongyolódás elkerülése végett — kartonra kasírozandó. A címcédula adatai: A címcédula célja kettős, a/ a levéltári állagon belüli, kisebb levéltári egységekről tájékoztat, b/ a filmtekercsen belüli felvételek sorát kisebb egységekre tagolja. E kettős célt szem előtt tartva a címcédula adatai a következők: Címszám (a címeket egy táblához tartozó anyagnál 1-gyel kezdődően sorszámozni kell). Az állagon (állagrészen) belüli soron következő levéltári egység megnevezése (a levéltári segédletben szereplő adatokkal egyezően). Ha lehetséges: a raktári jelzet, mely a levéltári anyag raktári tagolódását tükrözi. Lap- vagy oldalszámozott anyag esetében a tól-ig lap- vagy oldalszám. A levéltári anyagban megállapított esetleges hiányok feltüntetése. Mivel a filmtekercsen belüli tájékozódás csak akkor biztosított, ha 150-250 felvételnél nem nagyobb egy cím, olyan esetben, ha ezt az iratok sem levéltári, sem raktári rendjének követése nem biztosítja, a címelésnél a levéltári (raktári) tagoláson belül mesterségesen is tagolni kell az anyagot.