Levéltári mikrofilmezés : Módszertani ajánlás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 5. Budapest, 2000)

II. rész A levéltári anyag mikrofilmezésének szakmai követelményei

I. A FELVÉTELEZÉS ELŐKÉSZÍTÉSE LA levéltári anyag átvétele Mikrofilmezésre csak darabszintig rendezett és jegyzékkel ellátott, egymás után elhelyezett (és nem egymásba rakott) levéltári anyag vehető át. (Lásd erről bővebben az I. részt.) Kívánatos, hogy teljes fondok, állagok (esetleg nagyobb és önálló állagrészek) folyamatosan kerüljenek mikrofilmezésre. A mikrofilmezésre beérkező iratanyag átvételekor ügyiratot kell felfektetni, amelyre (ha iktatmány nincs) pro domo-ban feljegyzendő a/ a levéltári anyagot átadó levéltár (levéltári részleg) neve, címe; b/ a filmezendő fond, állag ül. állagrész címe; c/ terjedelme (iratfolyóméterben, továbbá doboz-, csomó- és kötetszámban); d/ átvételének napja és módja (konténer, háztól-házig szállítás, teherautó stb.). Ez az ügyirat kíséri a levéltári iratanyagot és az arról készült mikrofilmeket egészen az iratanyag filmezés utáni visszaadásáig, illetve az elkészült mikrofilmek átadásáig. Az iratanyag átvételét az iratanyaghoz készült jegyzék egyik példányán az iratanyag további előkészítését végző dolgozó igazolja, miután azt raktári egységenként (doboz, csomó, kötet, térkép, oklevél) ellenőrizte. Az aláírt példányt az iratanyagot átadó levéltár vagy levéltári részleg kapja. Az átvételi példány postázásának vagy átvételének megtörténtét az ügyiraton fel kell jegyezni. A jegyzék másik példánya az ügyirat mellett marad, míg harmadik példánya az iratanyagot felvételezésre előkészítő dolgozó munkapéldánya. Az ügyiratot is ő kezeli az előkészítés befejezéséig. A mikrofilmezésre átvett levéltári anyag a műhely e célra biztosított raktárában helyezendő el. 2. A levéltári anyag jelzetének ellenőrzése Az átadó levéltár (levéltári részleg) az átvételi jegyzéken a mikrofilmezésre átadott iratanyag teljes és pontos jelzetét a levéltári segédletben (pl. repertóriumban) sze-