Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

A levéltári anyag kiállítása A kiállítások mindig konfliktust jelentenek, hiszen egymással ellentétes célokat kellene megvalósítani: a levéltári anyag állapotának védelmét biztosítani, ugyanakkor hozzáférhetővé tenni, vagyis bemutatni. A kiállított tárgyak általában különleges értékűek. A legnagyobb problémát az állandó környezeti klíma megteremtése, a fény és a légszennyeződés elleni védelem, a kötetek elhelyezése és a biztonsági feltételek kielégítése jelenti. A levéltári anyag kiállítására vonatkozó alapvető' szabályok: - Állandó kiállításon ne szerepeljen értékes, eredeti dokumentum, ha lehet, csak másolat - A kiállított eredeti dokumentumról készüljön biztonsági másolat - A fénymennyiség a lehető legkevesebb legyen, a tárolókon belül nem szabad fényforrást elhelyezni - Az ultraibolya sugárzást megfelelő szűrők használatával minimálisra kell csökkenteni - A tárolók zártak, szigeteltek legyenek, és olyan anyagokból készüljenek, amelyek nem hatnak károsan a bennük elhelyezett tárgyakra A levéltári anyag csomagolása és szállítása Az egyedi és pótolhatatlan levéltári anyag csomagolása és szállítása során is a legnagyobb körültekintéssel kell eljárni, hogy sérülését elkerüljük. A csomagolásnak a biztonságos szállítás követelményeihez kell alkalmazkodnia, ugyanakkor alapvető szempont, hogy a védőszerepet betöltő csomagolóanyag nem lehet káros hatással a dokumentumokra. Újságpapír még átmeneti időre sem használható levéltári anyag csomagolására! Műanyag csomagolóanyagként adalékanyagot nem tartalmazó műanyagok (poliészter, polietilén és polipropilén) alkalmazhatók. Az iratcsomókat egyenként papírba burkolva, fóliával bélelt, a méretüknek leginkább megfelelő fedeles ládába ajánlott tenni. A ládákat a megtöltés idejére oldalukra kell fordítani. Visszafordítás után a behelyezett csomók függőleges helyzetben, stabilan állnak egymás mellett, és nem nyomják össze egymást. Az esetleges üres helyeket térkitöltő anyaggal (gyűrt papír, speciális műanyag granulátum stb.) lehet kitölteni. A ládák erősek, könnyen mozgathatók és stabilan egymásra helyezhetők legyenek. A lezárt ládákat egyértelmű, vízhatlan felirattal kell ellátni. A ládák helyett zárható, könnyen mozgatható konténerek is használhatók.