Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

azonos hívási paraméterek állandósítása. Miként a felvételezésnél az előhívásnál is célszerű géphez kapcsolódó munkanaplót vezetni. A film elkészülte után elvégzendő feladatok. Az elkészült filmeket mind fototechnikailag, mind tartalmilag ellenőrizni kell. Itt az utóbbiról lesz szó. A filmek levéltári (tartalmi) ellenőrzése azt jelenti, hogy a mikrofilmleolvasó berendezésen végignézett filmről az ellenőr - filmjegyzéket (tartalomjegyzéket) - filmjegyzék, mely részletesen tartalmazza az egyes tekercseken található iratanyagok felvételeit - és - ún. pótlásjegyzéket készít E jegyzéknek tartalmaznia kell minden olyan adatot (tekercsszám, levéltári jelzet), melynek alapján egyértelműen megállapítható mely oldal(ak)ról kell pót- ill. kiegészítő felvételt készíteni. A hiba jellegét fel kell tüntetni, a visszatérő hibákra külön fel kell hívni a felvételező figyelmét (pl. kézárnyék miatt) ill. géphiba esetén azonnal gondoskodni kell a felvevőgép megjavíttatásáról. A pótfelvételeket tartalmazó mikrofilm kidolgozása ugyanúgy történik, mint a többi tekercsé, ellenőrzésük azonban a pótlásjegyzékkel való egybevetéssel történjen. A pót- és kiegészítő felvételekkel ellátott kameranegatív filmtekercsekről célszerű filmmásolatot készíteni, mely pozitív fílmmásolat a használati/kutatótermi példány. Ezután kerülhet sor a pótfelvételezésre kiemelt iratok visszahelyezésére, majd a mikrofilmezett iratanyag visszaadására, melyet ugyanazon az ügyiraton kell dokumentálni, amelyiken az átvétel igazolása történt. A mikrofilmgyűjtemény kezelése A mikrofilmgyűjtemény felépítési rendszere eltér az eredeti iratanyag esetében megszokottól. Amíg az eredeti iratanyag esetében a rendezés és az utólagos elhelyezés iratokig lemenőén bármikor viszonylag könnyen megoldható, ez a több száz (sőt több ezer!) felvételt őrző mikroformáknál megoldhatatlan. Minthogy a mikrofilmek utólagos rendezése csak igen szűk korlátok között valósítható meg, ezért a mikrofilmgyűjtemény felépítési rendszerének alapja általában a gyarapodás sorrendje.