Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

és nem esik kutatási korlátozás alá, illetőleg mellyel kapcsolatban - letét esetén - a letevő a letéti szerződésben nem érvényesített letéti korlátozásokat. A kutatási korlátozás nem vonatkozik arra a levéltári anyagra, amely a tájékoztatást kérő magánszemélynek vagy más jogelődjének megállapítható módon rendeltetésszerű birtokában volt vagy a birtokába kellett hogy kerüljön, illetőleg a kérelmezőre vonatkozó jogviszonyról tanúskodik, ilyen jogviszonyra utal. Tartalmi kivonatot vagy hiteles másolatot a levéltár egyedül csak a kérelmező magánszeméllyel, egyenes ági rokonával vagy jogelődjével kapcsolatban adhat ki. A levéltár köteles meggyőződni arról, hogy a kérelmező jogosult a tájékoztatásra. A jogosultságot, annak mértékét a kérelmező magánszemély a levéltár felszólítására személyi igazolványa vagy más, ezzel egyenértékű, illetőleg a jogosultság fokának az elbírálására alkalmas okmány bemutatásával köteles igazolni. Hivatalos szerveknek a kutatási korlátozás ellenére is adható bármilyen tájékoztatás, ha a kérelmező szerv az adatot tartalmazó levéltári anyag fondképzője vagy a fondképző jogutódja, illetőleg ha törvényesen megállapított hatáskörben eljárva kéri a tájékoztatást. Az ügyvédi munkaközösségek tagjai - ha nem szervet képviselnek - magánszemélyeknek, illetőleg magánfeleknek számítanak. Ha nem saját személyüket illetően járnak el, ügyvédi meghatalmazást kell felmutatniuk. Ennek megtörténtét a megkeresés során fel kell jegyezni. A levéltárak a kért tájékoztatást szóbeli vagy írásbeli kérelemre szóban vagy írásban egyaránt adhatnak. Tartalmi kivonatot és hiteles másolatot a levéltár azonban csak írásos, illetőleg a levéltár által feljegyzés formájában írásba foglalt szóbeli megkeresésre állíthat ki. Ennek a feljegyzésnek tartalmaznia kell az érdekelt fél, valamint - ha a kérelmező nem azonos az érdekelt féllel - a kérelem benyújtójának a nevét és lakcímét, személyi igazolványának, vagy az azt pótló igazolványnak (útlevél) a számát, továbbá a kérelem tárgyát, valamint a kérelem teljesítésének megkönnyítéséhez és a jogosultság mértékének az elbírálásához szükséges további adatokat is. A levéltár megkövetelheti, hogy az írásban benyújtott megkeresést ezekkel az adatokkal kiegészítsék. A levéltárhoz bármilyen tájékoztatás végett intézett írásos megkereséseket, illetőleg a szóbeli megkeresés után készített feljegyzéseket iktatni kell. A levéltár az írásbeli tájékoztatást csak ajánlott levélben, és csak az érdekelt félnek adhatja meg.