Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

A kutató- és ügyfélszolgálat nyilvántartásai A levéltári kutatószolgálat nyilvántartásai A levéltári iratanyagban a kutatás a levéltári törvény szerint meghatározott előírások alapján a levéltár kutatótermében történik. Kutatási engedélyi kaphat minden olyan személy, aki betöltötte a 18. életévét, aki kötelezettséget vállal a levéltári anyag kutatása esetén érvényes szabályok megtartására és, aki rendelkezik a kutatás tárgyával kapcsolatos levéltári anyag tanulmányozásához szükséges ismeretekkel. A levéltári anyag használatáról az 1992. évi adatvédelmi és az 1995. évi levéltári törvény 22-29. §-ai rendelkeznek. Utóbbi törvény alapján minden levéltár saját kutatási szabályzatot készít, melyet a fenntartó hagy jóvá. A kutatószolgálat menetének az áttekintése és ellenőrzése érdekében a kutatóterembe kutatónaplót kell vezetni. A kutatónapló tartalmazza a kutatási eset sorszámát, dátumát, a kutatni kívánt levéltári anyag kérőlapjának az iktatószámát, valamint az anyagot kiadó dolgozó és a kutató aláírását. Év végén a kutatónaplót lezárják, az év kezdetén pedig 1-gyel kezdődő számsorral újra megnyitják. Az év végén a kutatónapló adatait összesítve rögzítik a kutatók és a kutatási esetek, valamint a kérőlapok számát. A napló adatai felölelik a sorszámot, dátumot, a kutató nevét, a kiadott kérőlap számát és az iratok jelzetét, a kutató aláírását az átvételnél, a kutatótermi felügyelő aláírását az irat visszavételénél. A kutatás megkezdéséhez a kutatónak érvényes kutatási engedéllyel vagy látogatójegygyzX kell rendelkeznie, ezért kutatási kérelem elnevezésű nyomtatványon folyamodhat. A kérelem tartalmazza a sorszámot, a kutató nevét, címét, telefonszámát, személyi igazolványának a számát, (külföldieknél az útlevélszámot), a kutatás tárgyának pontos meghatározását, a kutatás célját, időhatárát, a kutatást támogató szerv megnevezését valamint egy, az adatok hitelességét szavatoló nyilatkozatot. Az új törvény életbelépése óta a kutatási kérelemhez csatolni kell egy kutatói nyilatkozatot is, melyben a kutató kötelezi magát, hogy az iratanyagból megismert, a belőle kigyűjtött személyes adatokat „a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról" szóló 1992. évi LXIII. törvény 32. §-ában meghatározott módon kezeli, annak megfelelően használja fel. Ha a kutató a levéltári törvény 24. § (2) bek. c. pontjában meghatározott kutatást kíván végezni, a kutatási kérelemhez ún. támogató nyilatkozat-t kell csatolnia. Támogató nyilatkozat kibocsátására adására csak tudományos kutatást rendeltetésszerűen