Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)
III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK
A közfeladatot ellátó szerv részéről - a fentebbiekből következően - csak rendezett, selejtezett, nyilvántartásokkal és ügyviteli segédletekkel megfelelően ellátott iratok adhatók át az illetékes közlevéltárnak. Számítástechnikai adathordozók esetében a levéltárnak a felhasználói programot és a teljes dokumentációt is meg kell kapnia. Fentieken túlmenően a közlevéltárak gyűjtik (jogszabály alapján vagy ajándékként átveszik illetve megvásárolják) valamint ingyenes letétként átveszik a maradandó értékű magániratokat. A jogszabályok - melyekre a korábbiakban is utaltunk - a privatizált vállalatok még állami keretben keletkezett irataira, a megszűnő (felszámoló, végelszámoló) gazdálkodó szervek, a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irataira vonatkoznak. Az iratanyag gyarapodását dokumentáló nyilvántartások - mint mondtuk - a korábbi normák szerint készülnek. A levéltáraknak az iratanyaguk bármilyen jogcímen bekövetkezett növekedését illetve csökkenését nyilvántartásba kell venniük, függetlenül attól, hogy a szóban forgó iratok véglegesen vagy csak időlegesen kerültek a levéltár őrizetébe. Végleges bekerülés esetében az anyaggyarapodási (növedéki) naplóban, az időleges őrzéskor pedig a letéti naplóban rögzítik a változást. Az iratanyag csökkenésének a nyilvántartására az anyagfogyási (fogyatéki) naplót használják. Az anyaggyarapodási napló (növedéki napló) olyan levéltári ügyviteli irat, melyben a levéltári intézmények levéltári anyaguk gyarapodásának legfontosabb adatait tartják nyilván. A naplóba a beérkezés sorrendjében vezetik be az iratokat és évente eggyel kezdődően sorszámozva vezetik. A naplóban a következő adatok szerepelnek: a beérkezés kelte, a levéltári anyagot átadó szerv vagy személy teljes neve, postacíme, az átvétel jogcíme, az átvétellel kapcsolatos ügyirat levéltári iktatószáma, az átvett anyag megnevezése, évköre, mennyisége (iratfolyóméterben, kivételes esetekben darabszámban kifejezve), az anyag fondokra és állagokra történt szétválasztás utáni levéltári jelzete. Az anyaggyarapodási naplót az év végén a levéltár igazgatója lezárja, tehát a levéltár pecsétjével és a saját aláírásával hitelesíti. A levéltárakban az iratőrző osztályokon külön is vezethetnek gyarapodási naplót (ez megkönnyíti az egyes osztályok iratgyarapodásának áttekintését), és természetesen vezetik az egész intézmény iratnövekedését rögzítő központi anyaggyarapodási naplót.
