Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

Az adatbázis létrehozásakor a legfontosabb feltételek egyike, hogy kezelőfüggetlen rendszerterv és adatbázisterv készüljön. Ez azt jelenti, hogy az adatbázist nem egy adott szoftverhez igazítjuk, hanem elsősorban az adatstruktúrát határozzuk meg a valóságból kiindulva, s a szoftvert ezután választjuk ki hozzá. Ezzel érhetjük el azt, hogy valamely szoftver elavulása nem vonja maga után adatállományunk elvesztését, hanem adataink konvertálhatóak kis munkával az új kezelő program alá. Adatbázistervezésnél a leggyakoribb problémák: - az egyes segédleteket alkotó mutatók nem rendelkeznek egyedi azonosítóval - dönteni kell a kódrendszer alkalmazásáról - azonosítani kell az előforduló adattípusokat és egyedtípusokat, kapcsolataikat egymáshoz, valamint az egyes egyedek tulajdonságait - amennyire szükséges, az adatokat egységesíteni kell. Az adatokat adattípusonként azonosan kell az adatrögzítőnek felvennj, ennek mikéntjét a rendszerterv készítőjének rögzítési utasítás formájában pontosan körül kell határolnia. A hagyományos levéltári segédletek általában közvetlenül nem digitalizálhatók, mert - a kézírással készített segédletek scannelése során a karakterfelismerő program az egyes betűket egyáltalán nem képes azonosítani, - a gépírás - régi írógépek, elhalványodott betűnyomok - felismerése pedig általában nagyon nagy hibaszázalékkal valósítható meg. A biztonságosan felismerhető karakterek egyes esetekben a 20%-ot sem érik el. Természetesen függ a felismerhetőség a gépirat minőségétől, s az eredményességet az adott segédlet próbascannelésével határozhatjuk meg. Ekkor kell dönteni, hogy megéri-e a bescannelt szöveg javítására időt fordítani, vagy pedig inkább az adatrögzítésre szánunk időt. (Kisasszondy Éva, Nyulásziné Straub Éva, Purcsi Barna Gyula, Vinczéné Géczy Gabriella)