Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

A raktári jegyzék három hitelesített példányban készül. Egy példányt a fonddossziéban kell elhelyezni nyilvántartási segédletként. Egy példány az anyag kezelőjénél marad, ugyanis az irat kiemeléséhez és visszahelyezéséhez nélkülözhetetlen, különösen akkor, ha a raktári egységeken a megfelelő levéltári jelzetek nincsenek feltüntetve. A raktári jegyzék egy példányát a kutatóteremben kell elhelyezni a kutatók tájékoztatására. A levéltári anyagban történt bármely változást a raktári jegyzék minden példányán jelölni kell. 4. Konspektus Tájékoztatási célú, a legkisebb tárgyi egység szintjén készült, szintetikus segédlet. A levéltári anyag tagolódásáról ad áttekintést. Konspektus készült és jelent meg 1964-ben az Esztergomi Római Katolikus Főegyházmegye, 1973-ban a Szombathelyi Római Katolikus Egyházmegye anyakönyveinek mikrofilmjeiről (összeállította: Mandl Sándorné illetve Judák Margit). 5. Repertórium Tájékoztatási célú, egyrészt a legkisebb raktári, másrészt a legkisebb'tárgyi egység szintjén készült, szintetikus, megjelentetésre szánt levéltári segédlet. Általában az intézmény anyagának csak egyes részeiről készül, legtöbbször egyetlen fondról vagy azonos fondfocsoportról. A repertórium sorra veszi egyrészt a fondba (állagba) tartozó legkisebb raktári egységeket (csomók, dobozok, kötegek), másrészt a fond, illetve állag levéltári tagolódása szerinti tárgyi egységeket (állag, sorozat, tétel) és közti ezek egymáshoz viszonyított adatait. így ha egy tárgyi egység több raktári egységet ölel fel, feltünteti, hogy az egyes raktári egységekben, annak mely részei foglalnak helyet. Ha a raktári egység több tárgyi egységet tartalmaz, annak a raktári egységnek a tartalmát legkisebb levéltári egységként közli. A repertórium adatai a következők: a fond, illetve állag törzsszáma, címe, kora, terjedelme. A fond (állag) általános ismertetése, a fondképző története, a fond (állag) tárgya, szerkezete, irattári rendszere, kutatási lehetősége, az anyag rendezettségére és selejtezettségére vonatkozó adatok, a jelentősebb hiányok és az anyag levéltári őrizetbe kerülésének módja. Fel kell tüntetni a fond (állag) nagyobb levéltári egységekre tagolódását, a raktári számot, a raktári egységek tárolási módját, a tárgyi egységek címét, korát, a legkisebb raktári egységbe foglalt iratok levéltári jelzetét.