Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

megállapítható adatokkal, tagolásban és sorrendben sorolja fel a fond egyes raktári egységeit. Általában ideiglenes raktári jegyzékként felhasználhatók az iratanyag beérkezésekor készült átadás-átvételi jegyzékek. 2. (Egyszerű) Raktári jegyzék Minden egyes fondról, illetve állagról a középszintű rendezés befejezésekor össze kell állítani a rendezési munka eredményét rögzítő középszintű leltárat, a raktári jegyzéket. Fondonként, illetőleg állagonként készül és a fond (állag) külső és belső tagolódásának alapul vételével egyenként sorolja fel az annak részeit alkotó raktári egységeket. Elsődleges célja a levéltári anyag biztonságos őrzése, védelme. Az egyszerű raktári jegyzék a legkisebb tárgyi levéltári egységek címét nem, csak jelzeteit közli. (Az áttekintő raktári jegyzék a tárgyi egység címeit is tartalmazza.) Az egyszerű raktári jegyzék adatai a következők: fondtörzsszám, cím, évkor, terjedelem, topográfiai jelzet. Rendszere a levéltári anyag tényleges rendszerét követi. 3. Áttekintő raktári jegyzék A tájékoztatást és a biztonságos őrzést egyaránt szolgálja, szintetikus módszerű levéltári segédlet. Szintén a fond (állag) külső (fizikai) és belső (levéltári) tagolódásának alapul vételével egyenként sorolja fel az annak részeit alkotó raktári egységeket (csomókat, dobozokat, köteteket) és a bennük őrzött közös tárgyú levéltári egységeket (kútfők, tételek). Tehát egyrészt a legkisebb raktári, másrészt a legkisebb tárgyi egység szintjén készül és megadja a legkisebb általános tárgyú levéltári egység címét. Ez az áttekintő raktári jegyzék legfontosabb információja. Főbb adatai a következők: a fond, illetve állag törzsszáma, címe, kora (összefoglalóan csupán időhatárokat jelölve, tekintet nélkül a hiányokra), terjedelme (először a raktári egységek száma és fajtája, utána a mennyiség folyóméterben). Rövid bevezető szövegben ismertetni kell a fond (állag) keletkezését, tárgyát, szerkezetét, rendszerét, kutatási lehetőségeit, az anyag rendezettségére, selejtezettségére vonatkozó információkat, a jelentősebb hiányokat. Fel kell tüntetni a fond (állag) nagyobb levéltári egységekre tagolódását, raktári helyét. A raktári jegyzék speciális adata a raktári szám (rakszám), amely a raktári egységnek a fondon, illetve állagon belüli rendszerbeli helyét jelzi. (Ez mindig arab szám). Szólni kell a raktári egység tárolási módjáról (doboz, csomó, kötet stb.).