Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

tartalmazó kötet, belső használatra készül. Tartalmazza a fond törzsszámát, címét, évkorét, terjedelmét, melyet általában folyóméterben ad meg. Oklevelek, térképek, tervrajzok, filmfelvételek esetében darabszám, mozgófilmeknél, hangszalagoknál a lejátszáshoz szükséges óra-perc-másodperc határozza meg az anyag terjedelmét. Ha a fond letétként került a levéltárba, akkor ezt jelölni kell. Ha kutatási korlátozás alá esik, akkor ezt az ügyiratszámmal együtt fel kell tüntetni. A törzskönyv készítésekor a levéltár fondjainak adatait törzsszámaik emelkedő rendjében vezetik be, majd a levéltár igazgatója aláírásával és pecséttel lezárja azt. A lezárás után kialakított új fondok keletkezésük sorrendjében és törzsszámuk feltüntetésével folyamatosan kerülnek a törzskönyvbe. Ha bármilyen változás történik a már bejegyzett fondok adataiban, akkor ezt utólagos bejegyzésként be kell vezetni a törzskönyvbe. Minden utólagos bejegyzést a levéltárigazgató aláírásával, pecséttel és dátummal jelezni kell. A Magyar Országos Levéltár törzskönyve eltér a többi levéltárétól, mert saját törzsszámainak rendszerét követi. 3. Fondjegyzék A levéltárak alapvető tájékoztatási és nyilvántartási segédlete, amelynek célja, hogy a fondképzők szervezeti változásainak megfelelően, országosan egységes rendszerben csoportosítva foglalja össze egy-egy intézmény iratanyagát. A kutató a levéltárak fondjegyzékeiből állapítja meg, hogy hol, milyen iratokat őriznek. A fondjegyzék a következő adatokat tartalmazza: a fond törzsszáma, címe, évköre, terjedelme folyóméterekben megadva, levéltári tagolódása. Az állagokra tagolódó fondoknál az állag címét, évkorét és terjedelmét is meg kell adni. A nyomtatott fondjégyzékek a kéziratok lezárásakor érvényes adatokat rögzítik. Újabban a levéltárak számítógépen tartják nyilván fondjegyzéküket, így naprakész adatokat tudnak nyújtani. A területi levéltárak az 1962-es szerkesztési alapelvek szerint elkészítették fondjegyzékeiket, melyek közül a debreceni, egri, győri, esztergomi, gyulai, kaposvári már 1963-ban megjelent. Az iratanyag gyarapodásával második, harmadik kiadások láttak napvilágot. Mint a korábbiakban jeleztük, a Magyar Országos Levéltár fondjainak rendszere eltér az ország többi intézményétől. Itt az anyag szekciókra, azokon belül fondokra, majd állagokra tagolódik. A szekciókat az ábécé nagy betűivel, a szekciókon belüli törzsegységeket 1-gyei kezdődően, növekvő arab számokkal jelölte meg az intézmény.