Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

terminológiával sorozat. A vállalati iratkezelésben általában a dosszié felel meg a tételnek. Példa a dosszié-rendszerre: Magyar Országos Levéltár Z 330 Alumíniumérc Bánya és Ipar Rt. Vezérgiazgatóság Alapítási és cégjegyzési iratok (6 dosszié) Cégiratok (6 dosszié) Részvényügyek (12 dosszié) A vállalat története, adatszolgáltatás és általános jelentések a működésről (1 dosszié) Adatszolgáltatás (5 dosszié) Szervezet, ügyvitel (1 dosszié) Egyes osztályok ügyköre, szervezete (8 dosszié) Mint az irattani fejezetben láttuk, a tételek kialakítása három helyen történhet: a) Az irat keletkezésekor (a jelenlegi, 1969 után általánossá vált iratkezelésben). b) Irattárba helyezéskor (a XVIII. század utolsó harmadában végrehajtott iratkezelési reformokat követően). c) A levéltári rendezés során. Ha a levéltárba a fondképzőtől tételekbe rendezett iratanyag kerül, akkor a rendezés - mint már jeleztük - a fondképző által kialakított irattári rendszer változatlanul hagyását jelenti, azaz a tételeket fondon vagy állagokon belül évenkénti sorozatban helyezzük el A sorrend - ahogy a jelenkori irattárak esetében is láttuk: év, tétel, iktatószám (alapszám). Ha XVIII-XIX. századi iratoknál a kútfőn belül az irattározás külön irattári számon történt, akkor utóbbi a rendező elv, és az iratokat évek, kútfoszámok, irattári számok (positio) sorrendjében kell elhelyezni. A nem iktatott iratok esetében a kutatás megkönnyítésére egy tételen belül többéves iratokat is össze lehet vonni, különösen ha a levéltárban alakítjuk ki a tételeket. Például: Magyar Országos Levéltár Z 356 Magyar Olajipari Rt. Titkárság Háborús károk 61. tétel Németországba szállított gépek j egyzéke 1944-1945 62. tétel Ausztriába szállított gépek kimutatása 1946-1948