Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

Rendszereket. (IKR)" (pl. ALEPH, SR-LIB, TIN-LIB, VOYAGER, ... stb.), amelyek moduljaikban a könyvtári munka részfeladatait, teljességükben a könyvtár információs tevékenységének hatékonyságát biztosítják. Az egyszeri adatbevitel, többszöri adatfelhasználás révén, egy-egy IKR az alábbi - napjainkban még - manuálisan végzett könyvtári munkák kiváltását teszi lehetővé: 1. Tervszerű állományalakítás. Ennek részei: - gyarapítás, amely történhet vétel, csere (nemzeti, nemzetközi) és ajándékozás útján. (A levéltári könyvtárak szűkös anyagi lehetőségeik ellentételezésére a nemzeti csere lehetőséget felismerve és kihasználva juthatnak hozzá a társintézményeik kiadványaihoz.) - apasztás, amely során az elavult (esetleg elveszett), a javíthatatlanságig megrongálódott kiadványokat kivonják az állományból. A selejtezést a 3/1975. KM-PM rend. szabályozza. 2. Állományvédelem és nyilvántartás. Ide tartozik; - helyes raktározás, köttetés, védelem az eltulajdonítás ellen - leltározás 3. Dokumentumok formai és tartalmi feltárása A könvtári feldolgozó munkák nemzetközi egységesítése nyomán, magyar nyelvű könyvtári szabványcsalád készült. A kiadványok dokumentumtípusonkénti formai, azaz azonosítás szempontjából, a: - MSZ 3424 előírja a dokumentumok azonosító adatainak fogalmát és adatok szerkezetét, azonosíthatóságukhoz kötelező érvénnyel bíró jelöléseket, valamint azok sorrendjét. - MSZ 3440 előírja a katalógustételek besorolási adatainak kötelezően használatos egységesített formáját. - MSZ 3423 előírja a katalógustételek szerkesztésének kritériumait. (Részletes felsorolását lásd az OSZK-KMK által 1995-ben kiadott, Kovács Emőke által szerkesztett „Könyvtárosok zsebkönyve: közhasznú adattár" című kiadvány 201-204. oldalán) A szabványcsalád PONTOS alkalmazása egyértelmű és önálló eligazodást tesz lehetővé a könyvtárhasználók számára - adott kiadvány keresésekor - a katalógustételek között.