Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

Az utóbbi években kiadott irattári tervek egyre gyakrabban az ún. „a" és „b" őrzési helyeket különböztetnek meg. Az „a" hely általában az irat készítője, az a szervezeti egység, akitől az irat irattározása számonkérhető, azaz ő köteles a több példányban készülő irat 1 példányát, vagy az ügyviteli érték megszűntéig, vagy a levéltár-érettségig megőrizni. Az ún. „b" helyek ezen több példányos iratokat csak addig őrzik, amíg azt a saját ügyvitelük szükségessé teszi, azt követően szabályszerű eljárás során selejtezhetik. Az irattári tervnél figyelembe kellett venni az iratok hatályának időtartamára vonatkozó jogszabályokat. A pénzügyi, munkaügyi és a személyzeti iratok kötelező őrzési idejére a szaktárcák rendszeresen adtak utasításokat. Az egyéb iratok esetében a szerv illetékesei, ismerve sajátos tevékenységüket tudták csak meghatározni, hogy az irat ügyviteli értéke meddig él. A történeti értékű iratok körének meghatározásához az illetékes levéltár véleményét, s esetleg előzetes szaktanácsát kellett kérni. Mind az ügykörökre épülő, mind a szervezeti egységekre épülő irattári terveknél alapvető szempont volt, a tényleges ügykörök pontos tisztázása, s a változások átvezetése. Egy-egy megszűnt ügykör tételszámát nem volt szabad egy új ügykörre felhasználni, mivel ez a későbbiekben komoly kavarodást okozhatott. Számítva az ügykörök bővülésére, célszerű volt egy-egy témakör után szabad tételszámoknak helyet hagyni. Amennyiben az iktatóhelyek számában változás történt, úgy ezt az iratkezelés rendjéért felelős vezető köteles volt az irattári tervbe, mint módosítást bevezetni, s ezt valamennyi iratkezelőhöz eljuttatni Irattári tételszámok törlése, vagy új alkalmazása esetén előzetesen ki kellett kérni az illetékes levéltár véleményét A tvr. iratkezelési szabályzatok kötelezővé tétele mellett az iratkezelés levéltár által történő ellenőrzését is elrendelte. A rendelet kimondja, hogy a szerv iratainak átvételére rendeltetésszerűen jogosult (a továbbiakban illetékes) levéltár az iratkezelési szabályzat alapján ellenőrzik szerv iratkezelésének rendjét, iratainak védelmét, s az irattári selejtezést. Az iratkezelés rendjének ellenőrzéséről a levéltár előzetesen írásban értesíti az ellenőrzendő szerv vezetőjét. Az ellenőrzés kiterjedt: - az iratkezelés folyamatára, különösen arra, hogy biztosított-e történeti értékű iratok fennmaradása, - az irattárra, - az iratkezelés megfelelő ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek vizsgálatára.