Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

is. Hamisítvány ezzel szemben olyan irat, amelyet nem az írt vagy íratott, akinek a nevében szól. (ad 8.) Az iratok funkciója szerint megkülönböztetünk ügyviteli iratokat és ügykezelési iratokat. Az ügyviteli iratok az érdemi ügyintézésben játszanak fontos szerepet. Ezekhez soroljuk az íktatmányt, a mellékletet, a csatolmányt, az előadói ívet (ezen belül a pro domo feljegyzést, az elintézéstervezetet és a kiadmányt), de mint az előzőekből kitűnik, bizonyos szempontból ide sorolható az iktatókönyv és mutatókönyv is. (ad 9.) Az iratokat a bennük foglalt adatok értéke alapján három csoportba szoktuk osztani: megkülönböztetünk maradandó értékű iratokat, tartósan ügyviteli értékű iratokat és történeti értékkel nem rendelkező, de ügyviteli értéküket is elvesztett, selejtezendő iratokat. Maradandó értékű az az irat, amely a társadalmi, gazdasági, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatokat tartalmaz. Tartósan ügyviteli értékű az az irat, amely az adott szerv folyamatos működéséhez nélkülözhetetlen. Ezek egy része tartósan megőrzi ezt a jellegét, és állandó használatra a létrehozó szervnél vagy személynél marad. Ilyenek elsősorban az ügyvitelben tartósan használt nyilvántartások: telekkönyvek, anyakönyvek, rendőrségi nyilvántartások, bizonyos statisztikák, székház alaprajza. Az irattári iratok egy harmadik csoportját képezik azok, amelyeknek nincs maradandó (pl. történeti) értékük, és bizonyos idő elteltével ügyviteli szempontból is értéküket vesztik (készletnyilvántartások, munkaügyi iratok, részjelentések stb.). Ezek szigorú szabályok betartásával - kiselejtezésre kerülnek. Meg kell jegyezni végül, hogy a számítógép, a fax megjelenésével jelentős módosuláson megy keresztül napjainkban az irattan is, hiszen az ismertetett iratvizsgálati szempontok alapján nehezen értelmezhető a winchester, a lemez, a számítógép képernyőjén megjelenő vagy a kiírt, a kinyomtatott szöveg, de már a fax-szöveg is. Az