Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

szokták nevezni. Az iratoknak ezek az elemei az idők folyamán nagy változáson mentek át és sokszor már ezekből következtetni lehet az irat korára, keletkeztetőjére - esetleg olyan adatokra is, amelyek magából az iratból nem derülnek ki. (ad 1.) A külső ismertetőjegyek közül a legszembetűnőbb az irat formája és terjedelme. Az iratok egységes formájának kialakulása összefüggött a papír elterjedésével, a papírmalmok által használt sziták egységes mérete következtében. A XVI-XVII. században ennek folytán kialakult az ívforma, illetve az ív kettéhajtásával a fólio-alak, amely így két lapból állt. Az iratokat akkor is egész ívre írták, ha a második lapja üresen maradt, az üresen maradt lapot „tiszteletadás okából" nem vágták le. Ha az ívet nem egyszer, hanem kétszer hajtották össze, létrejött a negyedrét, vagy levél forma. A XVIIIXIX. században a papírgyártó eszközök átalakulása folytán megnagyobbodtak a papírformák. A papír nagyságát illetően meglehetősen nagy tarkaság alakult ki országok szerint is. Az írógép megjelenésével, a múlt század végétől indult meg az az egységesítést célzó folyamat, ami a mai irodai papírszabványokhoz vezetett: általánossá vált, nemzetközileg is (kivéve az angolszász országokat) az A/4 = 210x297 mm, illetve az A/5 = 148x210 mm-es nagyság. Ez számos előnnyel járt, mivel megkönnyítette a posta munkáját, a postagépek használatát, de az irattáros munkáját is. Napjainkban viszont ismét az eltérő papírméretek előtérbe nyomulásának a tanúi lehetünk: gondoljunk a számítógépek által kinyomtatott, az említett méretektől eltérő papírnagyságokra, az ezeknek megfelelő formájú borítékokra. Az irat anyaga, formája, nagysága tehát már önmagában sokat elmond az irat keletkezésének koráról. Ugyanez áll az előállítási módját (kézírás, gépírás, nyomtatás, sokszorosítás, számítógép által kiírt szöveg), a betűk formáját, az irat anyagát stb. illetően is. A külső ismertetőjegyek közül - különösen régebben - igen behatóan foglalkoztak az irat megpecséteíésének módjával. Mint láttuk, a középkori pecsét anyaga méhviasz volt, amit azonban a XVI. századtól az ún. spanyolviasz-sza\ helyettesítettek. Az újabbkori függőpecsétet fából vagy fémből készült pecséttok védte. A rányomott pecséteknél gyakran alkalmaztak kis papír fedlapot úgy, hogy ezt a viaszra helyezték és erre préselték a pecsétnyomót, így a papírlap is felvette a pecsét formáját. A nyílt-parancsokat, pátenseket az irat végén látták el pecséttel, a titkosnak minősülő iratokat összehajtották és