Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek (Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára) (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 3. Budapest, 1998)

III./2. Rendezés, segédletek, selejtezés

raktári egység, év, tárgy, hónap, nap stb. sorrendben) Példa: (Speciális adatok) Raktári egység Év Tárgy Iktatószám 1. doboz 1990 Iktatott iratok 1-150 2. doboz 151-213 3. doboz 1991 1-80 4. doboz 81-200 5. doboz 201-235 6. kötet 1990 Iktatókönyv 1-213 7. kötet 1991 Iktatókönyv 1-235 8. kötet 1990 Név-, hely-, tárgymutató 9. kötet 1991 Név-, hely-, tárgymutató 10. doboz 1990 Ügyrendek Munkatervek 11. doboz Ellenőrzési tervek Fontos követelmény, hogy mind az irattári törzskönyvnek, mind pedig a raktári jegyzéknek a lehetőségek szerint naprakésznek kell lennie. Ez azt jelenti a raktári jegyzékek esetében, hogy a központi irattárban iratátvétel esetén a meglévő raktári jegyzékeket ki kell egészíteni az újonnan érkezett iratok adataival, illetve új raktári jegyzéket szükséges. készíteni. Iratselejtezést követően, amikor is a jegyzék adatai értelemszerűen módosulnak, ugyanez a teendő. A szervtörténeti tájékoztató az iratanyag alapján a fondképzőről való tájékoztatást szolgálja. Azon fontosabb szabályzatok, ügyrendek, szervezeti és működési szabályzatok, vezérigazgatói utasítások stb. alapján készíthető, amelyek a szerv történetére, felépítésére vonatkoznak. A tájékoztató vonatkozik a jogelőd szervekre is, főbb részei a következők: - A jogelőd szerv adatai: - alapító rendelet, - szervezeti felépítése, működésére vonatkozó szabályok.