Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Pető Iván: Számítástechnikai adathordozók archiválása a KSH és az ANH területén

hogy a levéltárosok hányad része végzett egyetemet, hány levéltáros van az országban és így tovább. összefoglalóan megállapítható: még a számítógép sem tud megfelelő adatok bevitele nélkül az ország lakosságának teljességére kiterjedő nyilvántartásából olyasmit előcsalogatni, ami túlmutatna az ügyviteli értéken. Feltehetően nem a nyilvántartás szempontjainak bővítési szándéka hiányzik, hanem az ehhez szükséges technika nem áll rendelkezésre. Ehhez csak egyetlen adalék: ha ma elkezdenék a családi kapcsolatok rendszerének regisztrálását, ami a szakemberek szerint az ÁNH feladatai alapján a legsürgősebb teendő lenne, akkor ennek rögzítése is csak az ez után születőknél lenne kivitelezhető. Mindehhez hozzátehető, hogy a személyiséghez fűződő jogok védelmének trendje, az információgyűjtés korlátozásának kibontakozó szándéka a technikai korlátoktól függetlenül is megengedhetetlenné tenné a népességnyilvántartás szempontjainak bővítését. Ennek megfelelően különül el pl. már most is az adófizető (ill. nem fizető) állampolgár nyilvántartása az állampolgár egyéb minőségeiben történő regisztrálásától. Végeredményben tehát az ÁNH - jelenlegi tevékenységi körében - a levéltár számára érdektelen szerv. Sem számítástechnikai, sem az azok alapján készült nyomtatott adathordozói nem tartalmaznak történeti értékű információkat. Szemben az ÁNH-val, a KSH által gyűjtött adatok köréről e keretek között még csak megközelítő képei sem lehet adni. Anélkül, hogy misztifikálnám az ezen intézményben folyó adatgyűjtő, feldolgozó munkát, mindenképpen említésre érdemesnek tartom, hogy olyan szervezetről van szó, amely közel évszázados hagyománnyal rendelkezik. Nem hagyható figyelmen kívül, hogy a KSH adatgyűjtő, -feldolgozó feladata teljesen összhangban van a levéltár történeti szempontjaival, vagyis mindkét intézménynek egyformán rendeltetésszerű, működésből eredő érdeke a "múlt" dokumentálása. Az iméntieket azért éreztem szükségesnek rögzíteni, mert ahogy nem jutna eszébe a levéltárakban senkinek, hogy az Országos Széchenyi Könyvtár gyűjtőköri tevékenységét felügyelje, szakszerűségi szempontból vizsgálja, ugyanígy • mondhatni - abszurd lenne a KSH adatkezelési rendszerébe belenyúlni. A KSH adatállománya levéltári szempontból több szinten is megközelíthető. Első szint maga az adatgyűjtés eszköze, a kérdőív. Ez a forrástípus közvetlenül nem kapcsolódik mostani témánkhoz, hisz hagyományos, írott forrásról van szó. (Legfeljebb megemlíteni érdemes, hogy a KSH-ban külön Számítástechnikai-alkalmazási Főosztály működik, s természetesen gyűjtik a számítástechnikaalkalmazási adatokat is. Ezen adatgyűjtés, amely nyolc féle betűjellel ellátott "A"-tól "J"-ig terjedően jelzett nyomtatvány kitöltésével valósul meg, s amelyhez 12 oldalas kitöltési segédlet is tartozik, csak témájában kapcsolódik a számítástechnikához, módszerében természetesen megegyezik bármely más tematikájú nyomtatványon eszközölt adatgyűjtéssel.) A KSH mindenesetre rendelkezik olyan katalógussal, amely a kérdőívekről nyújt tájékoztatást. E mostani témánk szempontjából mellékes forrástípusról talán érdemes itt megjegyezni, hogy a levéltár számára ezen dokumentumok, ill. másolatuk megőrzésére inkább a kitöltő szerv jöhet számításba, hisz az adatok egyediségére csak ebben az összefüggésben lehet kíváncsi a kutató. Az adatállomány második szintje a kérdőíveken közölt adatok Összessége. Ez a hatalmas mennyiségű információ számtalan szempont szerint dolgozható fel, részben hagyományosnak tekinthető, manuális eszközökkel, részben számítástechnika igénybevételével. Ma már, s ezen az elmúlt egy-két évtized is értendő, az utóbbi feldolgozási mód dominál, s sok területen teljesen kiszorította a hagyományost. Természetesen az adatállománynak ezt a szintjét, formáját vizsgáltam mostani munkám során. Mielőtt azonban a részletekről ejtenék szót, említést kell tenni az adatállomány harmadik szintjéről, a feldolgozó munka nyomán megjelent KSH jelentésekről is. E forrástípus a történettudomány számára alapvető, de a jelentések egy nagyobb része nyilvános, könyvkiadó által publikált, így nem tartozik természetesen a levéltár ható-, ill. gyűjtőkörébe. A jelentések másik része belső használatra készül, de jellegében így is nyomtatott termék, tehát szintén kiesik a levéltár gyűjtőköréből. A jelentések harmadik típusa, amely hagyományos iratként jelenik meg, a hagyományos iratkezelés rendjébe kerül. Mindez csak azért említendő, mert nem hagyható figyelmen kívül, hogy a KSH végső soron információszolgáltató szervezet, ahol ugyan nincs kizárva az információkkal történő manipulálás, az ismeretek visszatartásának elvi lehetősége, de az információforrások megsemmisítése mindenképpen ütközik a Hivatal evidens érdekeivel. Visszatérve az említett, s a mostani vizsgálódás szempontjából döntő adatállományi szintre, arról kell szólni, hogyan kezeli a KSH a kérdőíveken összegyűjtött adatokat. A primer adatokat - miként említettem - alapvetően kétféle eljárással dolgozzák fel. Egyrészt manuálisnak nevezhető módszerrel, másrészt számítógép közbeiktatásával. A manuális feldolgozás célja mindig konkrét megrendelés kielégítésére irányul, végeredménye egy adat, adatsor valamilyen