Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)
Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archiválása - nemzetközi tapasztalatok
2. Tervezés Minden levéltári intézménynek, mely informatikai iratokat archivál, vagy ilyeneket kíván gyűjteni, elsődleges feladata a tervezés, melynek első stációja egy hosszútávú stratégia kialakítása. A bevezetőben említett alapelv - mely szerint az informatikai iratok levéltári anyagnak tekintendők értelmében logikus, hogy a levéltárnak a hagyományos iratokra vonatkozó stratégiájából kell kiindulnia, az informatikai iratok archiválását ebbe a tervbe kell integrálni. A legfontosabb előre eldönthető sajátos kérdések a következők: a) a gyűjtőkör meghatározása b) szerzeményezési terv c) feldolgozási és kutatószolgálati terv d) őrzési-konzerválási terv e) technikai, pénzügyi és szervezeti feltételek a) A gyűjtőkört illetően először azok az intézmények jönnek szóba, melyek egyébként is a levéltár gyűjtőkörébe tartoznak. Ezeken kívül felderítendők azok a szervek, melyek hagyományos iratok esetében nem tartoznak a körbe, de informatikai irattermelésük revén feltétlenül (elsősorban a számítógépközpontok). b) A szerzeményezés tervezésének az informatikai iratok speciális jellegéből adódóan sokkal nagyobb a jelentősége, mint a hagyományos iratoknál. A hordozó jellemzői, a hardver- és szoftverfüggőség problémája, az adatok formátuma valamint egyéb technikai szabványok mind olyan kérdések, melyekbe előre kell dönteni, különben használhatatlan lesz a begyűjtött anyag. Sokféle hordozóval dolgoznak a szervek (szalaggal, merev és hajlékony lemezzel, dobbal, COM filmmel, sőt még néhányan lyukkártyával is), tehát elméletileg ezeket adják át levéltáraknak. Mára már eldöntöttnek tekinthető, hogy ez utóbbiaknak a mágnesszalagot kell favorizálniuk, mert a nagy sűrűség mellett viszonylag olcsó, könnyű másolni, illetve konvertálni, és jól tárolható. Ezek az előnyök bőven kiegyenlítik a hátrányait, melyek közül elsősorban a - szekvenciális elérésből eredő lassú visszakeresés említhető. Egyébként az amerikai levéltárak némelyike nem ragaszkodik mereven a szalagokhoz, valószínűleg azért, mert többük aktívan együttműködik számítógépközpontokkal, a feldolgozás és az őrzés is többnyire ott történik. Ezeknek a központoknak a technikai felszereltsége lehetővé teszi, hogy többféle hordozóval dolgozzanak természetesen ők is csak néhány fajtára redukálják ezek számat. Nem elhanyagolható tényező, hogy többféle hordozó elfogadása esetén a levéltár megspórolhatja a gyakran ráháruló konvertálás költségét. Azok az intézmények viszont, melyek nem vagy kevésbé működnek együtt ilyen számítógépközpontokkal (például az amerikai és a francia nemzeti levéltárak), már sokkal merevebbek, és ragaszkodnak a szalaghoz. Alapvető kérdés a beszállított informatikai iratok hardver-, illetve szoftverfüggősége. Közismert, hogy a gyors technikai fejlődést képtelenség követni, a szoftver-, illetve hardverfüggő fájlok előbbutóbb használhatatlanok lesznek, hacsak nem áldoz a levéltár hatalmas összeget a konvertálásukra. Általánosan elfogadott követelmény tehát, hogy csak függetlenített fájlokat gyűjtsenek. Kompromisszumra itt is néhány olyan amerikai levéltár hajlandó, melyek szoros munkakapcsolatban állnak számítógépközpontokkal, de ők is csak a szoftver- és nem a hardverfüggőség kérdésében, mondván, hogy bizonyos fájloknál jelentősen csökken az információs érték, ha szoftverfüggetlenné alakítanák őket. Érdekes egyes angol levéltárak (pl. az ESRC Data Archive) gyakorlata: minden fájlt saját maga által kialakított szabvány szerinti formátumúvá konvertál, és így tárol (ezt nevezik ők "sheir-nek, szabadon fordítva szoftverburoknak). Az egyedi konvertálás következtében most bizonyára optimálisan tudják használni a beszállított informatikai iratokat, de óriási hátránya ennek a megoldásnak, hogy a jelenlegi technikai szinten fagyasztja be a felhasználást, tehát előbb-utóbb módosítani kell a szabványukat, ami viszont az összes korábbi anyag újrakonvertálását teszi szükségessé, és minél nagyobb az állomány, annál több munkába és pénzbe kerül. Az informatikai iratok rövid élettartamuk, valamint létrejöttük és használatuk sajátos vonásai miatt még a beszállítás előtt fokozottan gondos felmérést és ellenőrzést igényelnek. A levéltár nem várhat 20-25 évet az átvétellel, mint a hagyományos iratoknál, mert nem lesz mit beszállítani. A fájlok rendszeres felülírása, módosítása, törlése is azt eredményezheti, hogy az igazi történeti értékkel bíró iratok számára elvesznek. Kívánatosnak látszik tehát, hogy pontos menetrendet dolgozzon ki a szerveknél keletkező fájlok felmérésére (határozza meg előre, hogy milyen típusúakra mikor tart igényi), ellenőrzésére és átvételére. Mondhatni a levéltárnak a születésüktől kezdődően figyelemmel kell kísérnie az informatikai iratokat. A precíz felmérés és ellenőrzés következményeképpen jobban fel lehet mérni az évi gyarapodást, és általa biztonságosabbá lehet tenni a pénzügyi tervezést is.
