Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Tamáska Péter: Iroda-automatizálás és a számítógépes adathordozók archiválása az NSZK-ban

német szakirodalomban gyakorta ez a gépi v. számítógépes adathordozók szinonimája) bizonyító jellege, hitelessége nem egyértelmű. Könnyű manipulálhatóságuk révén a bíróságok csak nagyon ritka esetekben fogadják el őket bizonyítékként, akkor is csak szigorú megkötésekkel, és a teljes kísérő dokumentáció megléte esetén. A levéltáraknak a fennálló jogszabályokból, szervezeti és irattári szabályzatokból, belső intern rendelkezésekből kiindulva kell megvizsgálniuk, hogy a "géppel olvasható iratok" mennyire bírnak hitelességgel. A hitelességhez hozzá tartozik, hogy az adott hivatal, osztály, részleg vagy csoport szervezetét, működését is tükrözze. A levéltárba szállított gépi adathordozókon lévő információk legfontosabb segédlete a fájlleltár, amely tartalmazza a fájl címét, évkorét, a létrehozó ill. őrző intézmény nevét Ott érvényesül a proveniencia elve) és fontosabb adatait. A fájl létrejöttét, s használatának módját is megadják, majd közlik legfontosabb adatait. (Levéltári jelzet, szalag raktári azonosító száma, típus, rekordok rendje, technikai leírás, deszkriptorok, minden publikált és nem publikált dokumentáció, ami segíti a használatot.) Hogy a változásokról képet alkothassunk s megértsük a levéltárosok gondjait, tekintsük át a Szövetségi Köztársaság kormányzatának információs rendszerét. Elsőnek a Kancellári Hivatal, a Szövetségi Tanács és a Szövetségi Gyűlés információs szervezetét alakították át - amerikai mintára -, ami azért is nagy jelentőségű, mert az utóbbiak tevékenységéhez szorosan kapcsolódó parlamenti bizottságokban dolgozzák ki a legfontosabb döntésekhez szükséges terveket, tanulmányokat, jelentéseket. Ügyviteli hivatalt szerveztek a legfontosabb állami szervek információs rendszereinek összehangolására és integrálására, továbbá saját számítóközpontjuk mellett más, külső számítógépes adatbázisokhoz való hozzáférés biztosítására. Mind az egyes pártok politikusai, mind a bizottságok, mind a kancellári hivatal nemegyszer nyúlnak vissza olyan ügyekhez, amelyek iratait, információs bázisát már az ugyancsak a rendszerbe bekötött szövetségi levéltár szolgáltatja. Ezzel sajátos, nálunk meglehetősen szokatlannak tűnő levéltári szolgáltatás jött létre. A kancellária hivatalai rengeteg levelet és egyéb átiratot kapnak. Külön rendszer tartja nyilván a kancellár levelezését a jelentős politikai vezetőkkel. A belső dokumentációs rendszert is automatizálták, számítógép tárolja a sajtó kommünikéket, a kancellári és szövetségi gyűlés elnökének beszédeit, de a hivatalok és a parlamenti bizottságok kiadványait is. Az "elektronikus postát" mind házon belüli, mind külső intézményekkel való gyorsított kapcsolattartásra használják: ennek előnye többek között az, hogy egyszerre több helyre küldhető ugyanaz a levél. A sajtókonferenciákat többnyire már számítógépes szövegfeldolgozással készítik elő. Valamennyi forrásdokumentumot mikrofilmre viszik, visszakeresésüket számítógép végzi. Ez utóbbi lényegesen megkönnyíti a majdani levéltári selejtezést, azt az aktust, amelynek elvégeztével a Szövetségi Levéltár átmeneti levéltárából az ún. véglevéltárba alaposan megszűrve kerülnek a tényleges történeti értékkel bíró iratok. A kormány és a kétkamarás parlament aktuális információkkal való ellátása érdekében magasan integrált statisztikai rendszereket fejlesztenek ki, amelyek a társadalom állapotáról, a gazdasági helyzetről és a demográfiai mozgásokról adnak megbízható képet. Az igazságügyi tárca jogszabály-nyilvántartó rendszere - amely valamennyi kormány és tartományi hivatal által közvetlenül elérhető - lehetővé teszi az egymást fedő vagy egymásnak ellentmondó jogszabályok számának csökkentését, s a tartományi jogszabályok összehasonlító vizsgálatát. A személyi adatok nyilvántartásának rendszere • épp a náci Németország rossz emlékeiből kiindulva -, sok vita forrása ma is. Olyan személyi adatokról van szó, mint családi, egészségügyi állapot, büntetett előélet, pénzügyi és gazdasági helyzet, iskolázottság, szociális viszonyok, üzleti tevékenység, társadalmi és tömeg szervezeti tagság, politikai és vallási hovatartozás. Ezekről statisztikai adatállományokat fejlesztettek ki, és igazgatási célú, bűnügyi és nemzetbiztonsági nyilvántartásokat hoztak létre. A tömegesen, állami szinten végzett leszármazás és családfa kutatás ma már esetenként lehetővé teszi az állampolgárságot jogcím nélkül kérők egy részének kiszűrését, ugyanakkor az így létrejött adatbankok lényegesen megkönnyítik a mikroadatokkal dolgozó történeti kutatást. BIBLIOGRÁFIA H.Benesch - D.Busse - J.Twiehans - W.Weitzel: Kulcs a számítógéphez. Gyakorlat. Műszaki Könyvkiadó, Bp., 1984. Butter. Siegfried: Die Behördliche Schriftgutverwaltung und die Staatsarchive. In: Der Archivar, 34/1981.