Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Tamáska Péter: Iroda-automatizálás és a számítógépes adathordozók archiválása az NSZK-ban

szakértők képernyőjére. Az optikai tárolók egész könyvtárakat, publikációk és segédkönyvek tömegét veszik fel, amelyek PC-vel kikereshetők, s a képernyőn vagy a nyomtatón megjeleníthetők. A telefonkábeleken keresztül akár az otthoni PC képernyőjére és tárolójába is bevihetők a szükséges információk, amelyekkel a szakember így az otthon kényelmét élvezve dolgozhat. Az előzmények fáradságos kutatása helyett rögtön kreatív munkába foghat. A technikai újítások megváltoztatták az irodai munka szervezeti felépítését, amely évszázadokon át a tényleges feladatvégzés és a segédhivatali, leíró munka szétválasztásán alapult. Mint Angelika Menne-Haritz írja, a szervezeti szétválasztás anyagi alapjai eltűntek, és a hivatali munka integrációját az "összesítő munkamód" (ganzheitliche Arbeitsweise) kifejezéssel írhatjuk körül. Az informatika, az információk kezelése olyan nagy hatással van az irodai munkára - állapítják meg a nyugatnémet szakemberek -, hogy a jövő irodája lényegében egy sajátos információs központ lesz, amely információk létrehozásával, tárolásával, feldolgozásával, visszakeresésével és szétosztásával kapcsolatos funkciókat lát el. Ügyintézők, könyvelők, gépelők, titkárnők állásait szünteti meg. A Siemens vállalat "Iroda 1990" című elemzése szerint az országban lévő 2,7 millió irodai munkahelyek 25-30 százaléka megszűnik, 43 százalékát pedig szabványossá tehetik. 3. Adattárolás Az archiválás technikai feltételeit is vegyük szemügyre. Benesch, Busse, Twiehus és Weitzel a számítógép gyakorlati alkalmazásáról írva két klasszikus háttértárról beszélnek, azaz a mágnesszalagos és a mágneslemezes egységről. A mágnesszalagnál az adatsűrűség igen nagy: egy 730 m hosszú mágnesszalag mintegy 50 millió karaktert képes rögzíteni. A tárolás előnye, hogy olcsó az adathordozó, ezen felül pedig könnyen szállítható is. Mivel a szalagok tetszőlegesen cserélhetők, a tárkapacitás majdnem határtalannak mondható. A hátrány az adatok soros hozzáférhetőségében mutatkozik. A mágneslemezek adatátviteli sebessége viszont igen nagy, adataihoz közvetlenül hozzáférhetünk. A merev lemezek mellett ott találhatók a hajlékony floppydiszkek, amelyek adathordozóként főképp az irodai és személyi számítógépeknél váltak be. Egyéb, az NSZK-ban 1984-ben már használt fontosabb tárak: mágnesdobtár, mágneskártyás tár, holografikus (lézeres) tár, mágnesbuboréktár, COM-film. A levéltárak szerint eldöntöttnek tekinthető, hogy a mágnesszalagot kell előnyben részesíteniük, de nem ragaszkodnak mereven ehhez az elvhez, főképp ott, ahol a levéltárak gépei be vannak kötve valamelyik nagy számítóközpont információs rendszerébe. (Ilyen a bonni szövetségi archívum ún. átmeneti levéltára /Zwischenarchiv/, amely a gyűjtőterületi munkával foglalkozik.) 4. A "szürke irodalom" (Graue Uteratur) Ingegerd Scheuble Szürke irodalom című könyvében a modern, nem hagyományos információs forrásokat - projektek dokumentációi, adatbázisok, feladattervek, folyamatábrák, hibajegyzékek, optimalizálási intézkedések, ősbizonylatok, szervezési tervek, stb. - szembeállítja a "fehér irodalom"-mal (Weisse Uteratur), azaz a hagyományosan megjelentetett tanulmányokkal, cikkekkel, és könyvekkel. A "szürke irodalom" szerinte - akár tudományos kutatásról akár politikáról lett légyen szó, nem is beszélve a tudományos élet egymással összefüggő határterületein folyó alternatív vizsgálatokról, sokkal több információval szolgál, mint a nyomtatott szakirodalom. Mivel a levéltárak ezzel a problémával ma már nap mint nap szembe kerülnek, a szerző azt is bemutatja, hogy a politikai pártok irodáiban és a nagy dokumentációs központokban hogyan archiválják ezeket az anyagokat. Ha a mindennapos gyakorlat - az információk rövid élettartama, valamint létrejöttük és használatuk sajátosságai miatt - nem is ad kész megoldást a levéltárosok számára, ezeknek a "szürke irodalmat" szinte a születésétől figyelemmel kell kísérniük, s pontos menetrendet kell kidolgozniuk az általuk fontosnak ítélt fájlok átmentésére, 8 végleges levéltári formátumban való megőrzésére. Az egyik legfontosabb megállapítása a szerzőnek - amelyet könyvtári statisztikák és esettanulmányok, valamint a "szürke irodalom" felhasználására vonatkozó vizsgálatokból vont le - az, hogy a "tudományos kommunikációdban (wissenschaftliche Kommunikation) a szürke irodalom szerepe vált elsődlegessé. 5. A szoftverek piacának tanulmányozása A GeBK (Gesellschaft für Bürokommunikatin, Frankfurt) 1987-ben piaci felmérést végzett. Olyan rendszereket, mint a Stairs vagy a Gólem - amelyek nem képesek arra, hogy az általuk szerkesztett szövegeket tetszőlegesen csoportosítsák s inkább csak dokumentálásra szorítkoznak -, figyelmen kívül hagyva, a vizsgálat a sokféle felhasználást és kombinációs lehetőséget biztosító