Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)
Ferencz László: A nagy adatbankok vizsgálata
A levéltár, mint adattár, feltétlenül érintett kell legyen az informatikai törvényben. Célszerű lenne ha ez a törvény tartalmazná a más adattárak (adatbázisok, mail-box központok) és a levéltár információáramlásának valamint a levéltári adatok felhasználásának rendjét is, és kimondaná, hogy aki bizonyos tulajdonságokkal rendelkező (tárgyú, adattartalmú, méretű, célú, érdekeltségű, stb.) gépi adatbázist vagy mail-box központot tart fenn, arról bejelentéssel tartozik a levéltárnak is. E bejelentés alapján a levéltár nyilvántartásba venné az adatbázis paramétereit: tulajdonost, helyét, géptípust, hálózatot, alkalmazott szoftvert, felhasználóit, az adatbázis tárgyát, adattartalmát, aktualitását, adatforrásait, kapcsolatait, naplózási, archiválási, törlési rendjét, technikai adatait, stb. A "lényeges" adatbázisok nyilvántartása alapján a Levéltár a "hatáskörébe" tartozó adatokat (napló és archív file-okat) a megőrzésnél tárgyalt módon átvehetné, tárolhatná. A levéltár használatánál (hozzáférési jogosultság) a nemzetközileg szokásossá vált gyakorlatot kellene alkalmazni, tekintettel arra is, hogy a tömeges méretű, aktuális adatokhoz való hozzájutást, a nyilvános könyvtáraknak, és az esetleg vállalkozási alapon (könyvtárak által) üzemeltetett adatbázisoknak kell teljesíteniük. A levéltári védelmi szabályokat elsősorban az adatok integritásának biztosítására kellene a konkrét adottságokhoz igazodva kidolgozni. A nagy (állami) adatbázisok, alapnyilvántartások mint pl. a Népességnyilvántartás, Ingatlannyilvántartás, a statisztikai, jogi, térképészeti, vízügyi, talajgazdálkodási, környezetvédelmi, stb. adatbankok, általában korábbi, manuálisan vezetett nyilvántartások korszerűbb változatai, esetleg ki is váltották ősüket. Ennek az adattartalomnak feltehetően van levéltári érdekeltsége. Az adatbázisokat a szakmai szervezetek karbantartják, fejlesztik, de az elavuló, - bár tudományos értékű - adatok sorsa bizonytalan. Ezen (esetleg eddig törlésre került) adatokból őrizhetne teljes, vagy mintaarchívumot a Levéltar (is). Ezt a levéltári funkciót, átmenetileg, - az ínformációk megmentése érdekében - arra az időre, ameddig erre nem készül fel, a Levéltár bizományba adhatná az adatbázisokat üzemeltető szervezeteknek. Néhány konkrét Javaslat a Népességnyilvántartás adatbázisának levéltári megőrzésére: A Népesség nyilvántartás az 1970-es évek közepén "összeírt", Magyarországon letelepedési engedéllyel rendelkezett, illetve az azóta születettek, betelepültek anyakönyvi és lakcím adatait tartja • jogszabály alapján • számítógépen, elvégzi ezen adatok kb. 2 hetes aktualitású karbantartását. A nyilvántartáshoz kapcsolódóan szükségessé vált a lakcímek (megyék, települések, közterületek, sőt az érvényes házszámok, ajtószámok), az adatszolgáltatásban résztvevő szervezetek (pl. több mint 1500 helyi tanács, kb. 5000 anyakönyv) adatainak folyamatos karbantartása is. Erre az adatkörre vonatkozóan az ÁNH követi a mások által hozott döntéseket, amennyiben a települések államigazgatási hierarchiáját, vagy az utcák nevét, a szervek címeit nem az ANH változtatja, de tevékenysége ellátásához ezeket is gyűjti, gépen tarolja. Ezen adatok jelentős része valószínűleg máshol gépi formában, ilyen megbízhatósággal nem található meg. Az ÁNH számára a jogszabály nem írja elő az adatok hosszabbtávú megőrzését, emiatt pl. az előző paragrafusban említett adatok csak technikai célból vannak archiválva (sőt gyűjtve is). Elképzelhetőnek tartanám, hogy a "selejtezésre" kerülhető adatok (lakcím adatbázis, szervezet adatbázis pl. évente kerüljenek a levéltárba megfelelő dekódolással. Az ÁNH adatainak egy része folyamatosan "passzívvá" válik (elhalt személyek, megszűnt települések, közterületek, szervezetek - pl. járások • adatai). Ezeket is lehetne a levéltárban őrizni. A levéltár részére készülő ilyen feldolgozások is viszonylag költségigényesek lennének (válogatás, dekódolás, rendezés, konvertálás, stb.) meg kell vizsgálni, hogy ennek fedezete honnan biztosítható.
