Szőcs Sebestyén: Polgári kori jogszolgáltatási szervek iratai (1869–1950) (Levéltári módszertani füzetek 11. Budapest, 1990)

Szempontok a jogszolgáltatási iratok selejtezéséhez

9/ az igazságügyi szervek állóeszközeiről vezetett nyilvántartások mindaddig, amíg az azokon nyilvántartott állóeszközök az igazságügyi szerv kezelésében vannak; 10/ a selejtezésről felvett jegyzőkönyvek. A jogszabály a továbbiakban a 35 évnyi őrzési idő után selejtezendő iratokat, majd a 25 év után selejtezhető iratokat sorolja fel, míg a 4. §. 15. bekezdése kimondja: "öt év után kell selejtezni az egyéb iratokat". Az Igazságügy Minisztérium felügyelete alá tartozó egyes intézményekkel (Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda, Országos Bírósági Vegyészeti Intézet, Ügyvédi Kamarák Országos Bizottsága, ügyvédi kamarák, Magyar Jogász Szövetség) kapcsolatban pedig úgy intézkedik, hogy selejtezendő iratok körét a Művelődósügyi Minisztériummal egyetértésben ezeknek az intézményeknek a vezetői határozzák meg. Az igazságügyminiszter 109/1981. (I.K. 5.) I.M. számú utasítása (az igazságügyi szervek irattári kezeléséről és selejtezéséről) hatálya az Igazságügy Minisztériumra, a Büntetésvégrehajtás Országos Parancsokságára, a bíróságokra, a közjegyzői és a végrehajtási irodákra, a bírósági gazdasági hivatalira, az igazságügyi szakértői intézetekre és irodákra, az Országos Bírósági Vegyészeti intézetre, valamint az Országos Fordító és Fordításhitelesítő Irodára terjed ki. Az utasítás mellékleteként kiadott igen terjedelmes irattári terv részletesen meghatározza a megőrzendő és kiselejtezhető iratok körét. Ennek ismertetése itt szükségtelen, csupán annyit szeretnék megjegyezni, hogy ez a jogszabály elsősorban a jelenlegi ügyvitel során keletkező iratfóleségek selejtezése esetén veendő figyelembe. Az 1950. évi jogszolgáltatási reform előtt keletkezett iratanyag selejtezéséhez készítendő útmutatók összeállításához azonban a fenti miniszteri utasításban szereplő kategóriák figyelembe vehetők (itt elsősorban a polgári peres és nem peres Iratokra gondolok). Ugyanez az elv alkalmazható az ügyészségi iratok selejtezése esetén is. A jogszolgáltatási reform utáni keletkezett utasítások (24/1955. (Ü.K 7.) Legf. Ü. sz. utasítás, 24/1958. (Ü.K. 12.) Legf. Ü. sz. utasítás, 1/1972. Legf. Ü. sz. utasítás), érvénye ugyancsak a "mai" ügyvitelben keletkezett iratokra vonatkozik, de ezek a kategóriák az 1950 előtt keletkezett iratok selejtezésekor ugyancsak felhasználhatók. Erre az állásfoglalásra a Levéltári Igazgatóság 51.631/73. X. számú utasításban foglaltak is lehetőséget adnak. Az utasítás kiadását az tette szükségessé, hogy az egyik megyei levéltár, valamint a gyűjtőterületén működő egyik járásbíróság között nézeteltérés támadt azzal kapcsolatban, hogy az 1972. január 1. előtt keletkezett iratok selejtezése esetén a 130/1957. (I.K. 20.) I.M. számú, vagy pedig az ezt követően kiadott 108/1971. (I.K 8.) I.M. számú utasítás előírásait kell-e alkalmazni. A Levéltári Igazgatóság az Igazságügy Minisztérium Titkárságával egyetértésben úgy foglalt állást, hogy a 108/1971. (I.K 8.) I.M. számú jogszabály "a 130/1957. (I.K. 20.) I.M. sz. utasítást hatályon kívül helyezte, minthogy fly módon kívánta a hatályon kívül helyezett utasításban megállapított hosszú őrzési időket - az egyes iratok iratkategóriák tételes felsorolásával - a régi iratok vonatkozásában is csökkenteni". Nyilvánvalóan hasonló elv érvényesül a 108/1971. (I.K 8.) I.M. számú és a 109/1981. (I.K. 5.) I.M. számú utasítások vonatkozásában is. Az 1950 utáni időszakban keletkezett selejtezési útmutatók ügykörökre, illetve ügyiratokra vonatkoznak. Láttuk azonban, hogy a kapcsolatos irodalom a "régi iratok" esetében leginkább az ügyiratokon belüli selejtezést tartja követendő eljárásnak. Ez az elv elsősorban a felsőbb szintű jogszolgáltatási szervekre alkalmazható, az alsóbb szintű szervek (főként a járásbíróságok jönnek itt számításba) esetén azonban az ügykörök, illetve értékhatár (értékhatár alatt polgári ügyekben a szóbanforgó vagyon értéke, büntető ügyekben a kiszabott büntetés mértéke lehet az irányadó) szerinti selejtezés a kívánatos. Ezzel kapcsolatban még annyit szeretnék megjegyezni, hogy - mint már szó volt róla - a több példányban előforduló iratok esetében Szekeres József is, Baranya Margit is két-két példány megőrzését látják indokoltnak. Véleményem szerint azonban ez felesleges óvatoskodás, hiszen ha az iratok valamilyen ok miatt károsodnak, akkor feltehetően a szóbanforgó irat mindkét példánya károsodik. Az iratok biztonságos megőrzésére ez esetben is a mikrofilmezés jöhet elsősorban számításba. Ekkor viszont a duplumpéldányok felesleges bonyodalmakat okoznának. Néhány további észrevételt az elnöki iratokkal kapcsolatban is szeretnék tenni. Az elnöki iratok a szervek működésére vonatkozó adatok miatt általában megőrzendők; tekintettel azonban arra, hogy a személyi táblázatokból meglehetősen sok és sokféle maradt fenn, egyedi mérlegelés alapján az egyegy személyre vonatkozó kevesebb, vagy kevésbé releváns adatokat tartalmazó nyilvántartólapok kiselejtezhetők. Ugyancsak egyedi mérlegelés alapján kiemelhetők azok az eredeti segédletek is, amelyek a kutatásban semmilyen, vagy csak nagyon kevéssé használhatóak. Véleményem szerint ilyenek az ítélőtáblák elnöki iratai esetében a sürgetések mutatója, az ügyészségek elnöki irataiból pedig az áttekintő jegyzékek, a kiosztási könyvek, valamint a kézbesítő és vétfvkönyvek. A peres iratok