Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)
12. Az iratok selejtezése
Vannak szép számmal olyan dokumentumok is, amelyek tartalmat más, alapvető iratok tükrözik. Ezek elsősorban pénzügyi iratok, pl, negyedéves, féléves beszámolójelentések, pénztárbizonylatok, jelentések, rövid időszakra szóló összesítők (statisztikák, stb.), amelyek tartalmát az éves beszámolók rögzítik. Ka az összesítő anyagai megvannak, akkor a részanyagokat ki lehet selejtezni. Ha nincsenek éves jelentések, akkor a negyedéves (vagy akár heti, havi) részjelentéseket is meg kell őrizni. Az ilyen iratokat, amelyek mind a felsőbb, mind az alsóbb intézményeknél tömegesen keletkeznek, alaposan át kell selejtezni. 6/ Az iratok fizikai állapota A fertőzött iratokat az egészséges iratoktói el kell különíteni. Ha a fertőzött iratok között történeti értékű iratok vannak, akkor szakértő bevonásával dönteni kell megmentésük módja felől (fertőtlenítés vagy fertőtlenítés és restaurálás). Ha csak ügyviteli iratokról van szó és a különben megjelölt selejtezési időpont nincs messze akkor ezeket az iratokat az illetékes osztály és az illetékes levéltár hozzájárulásával ki lehet selejtezni. 7/ A fond anyagának teljessége Olyan fondóknál, ahol az alapvető iratok hiányoznak, a kevéssé fontos dokumentumokat is meg kell őrizni. Ezek legalább részben tükrözik a fondképzö történetét és tevékenységét, aminek rekonstruálására más iratok már nem állnak rendelkezésünkre. Általános tapasztalat az, hogy az 1945 után a népi demokratikus állami intézmények létrejöttét tükröző iratanyag, továbbá a koalíciós időszak anyaga rendkívül hiányos. Az ilyen anyagok selejtezése ebből eredően rendkívüli gondosságot körültekintést igényel.
