Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)
9. Kézi és központi irattárak
Ar iratok kiadása (kölcsönzése) az irattárból Ügyiratot az irattárból csak hivatalos használatra szabad kiadni. Amennyiben iratkölcsönzésről van szó - vagyis, ha egy folyamatban lévő ugyDen a már irattárban lévő ügyiratból az ügyintéző csak információhoz akar jutni - akkor a következő szabályokat kell alkalmazni: - Az irattárból kiadott ügyiratról Ügyiratpótló lapot kell készíteni, melyet mint elismervényt az átvevőnek alá kell írnia. Az aláírt Ügyiratpótló lapot az irattárban az ügyirat helyére kell tenni. (Tartalmára vonatkozó előírásokat lásd az iratvisszatartásról szóló bekezdésben.) A kiadott ügyirat számát az átvevő nevét és a visszaadásra megjelölt határidőt be kell jegyezni a "Kölcsönzési naplóba". (A határidő nyilvántartására és sürgetésre szimén az iratvisszatartásnál leírt szabályokat kell alkalmazni.) Az iratok kiadásának másik módja, amikor a már irattárba elhelyezett ügyirat ismét "életre kel", vagyis egy folyamatban lévő ügyhöz kívánják csatolni. Ebben az esetben a korábban keletkezett ügyiratot az addigi helyéről véglegesen kiemelik, s egy új iktatószám alapján új irattári helye lesz. Ezért nem szükséges ilyenkor az ügyirat helyére iratpótlót tenni, azonban kiemelve az iratcsomóból a csatolás tényét az iktatókönyv "kezelési feljegyzések" rovatába egyrészt oda ahonnan csatolták, másrészt ahová elnelyezik "csatolva", illetőleg "előirat" szöveggel, majd iktatószám, törve az iktatás évével kell bejegyezni . Az iratokról jegyzet, másolat készítése Az érdekeltek az iratokba való betekintési joguk gyakorlása során azokról másolatot, jegyzetet készíthetnek. A sajátkezűleg készített másolatok azonban nem tekinthetők hitelesnek, ezért arra nem lehet illetéket kiszabni.
