Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)
12. Az iratok selejtezése
jelenti, hogy az egyébként tartalmilag nem túl jelentós iratokat Ekkor is megőrizzük, ha azok történelmileg jelentós intézmények vagy jelentós személyek, nevéhez fűződik, (tudósok, művészek, politikusok stb.) Ezek az adott személy életrajza szempontjából fontosak lehetnek. Különböző jelentós kéziratok, melyek a szerző javításaival, kézírásával vannak ellátva, szintén értékesek és nem selejtezhetek. Fontos állami rendeletek első fogalmazvány példányait ez eredeti javításokkal, msgjegyzésskkel szintén meg kell őrizni. 5 ••' irat eredeti vagy másolati jeliepe Az érték-kritériumok közé tartozik az irat eredeti vagy másolati jellege. Eredeti dokumentumnak az első, alóírt hitelesített példányt tekintjük. Másodlat a második, vagy az ismétlődő pontos szöveg. Ka az eredeti irat megvan,, z rr.ásclatokat általában kiselejtezzük. Ha az irat nagy jelentőségű, egy-két másolati példányt is meg kell az irattárban őrizni. Ha az eredeti hiányzik, vagy elveszett, a másolat került állandó megőrzésre. Ha az eredeti és a másolat példány szövegében eltérés van, mindkettőt meg kell őrizni. Duplumpéldányokat találhatunk egy-egy iratképző anyagában a különböző szervezeti egységeknél (osztályokon), egy-egy főhatóságon belül az azonos alárendeltségű intézetekben, valamint a különböző intézmények fonojaiban is. Ez azzal magyarázható, hegy a munka során az anyagot tájékoztatási céllal szétküldték . Nem célszerű az azonos szövegű duplumpéldányokat az intézmény minden szervezeti egységénél megőrizni. Elegendő, ha egy-két példányt őrzünk meg az ügyet érdemben intéző szervezeti egységnél. Figyeljünk azonban arra, hogy az ilyen másolati anyagon nincs-e olyan feljegyzés, ami az adott szervezeti egység munkájával kapcsolatos.
