Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

9. Kézi és központi irattárak

legfontosabb mozzanatai a következők: - az iratokba történő betekintés biztosítása az irattárban; - EZ irattárból iramok kiadása, mely történhet betekintésre vagy a folyt ügyintézésben egy adott irathoz történő csatolás miatt; - hiteles másolat készítéséhez az irat biztosítása. Betekintés az iratokba Az iratokba való betekintés általános rendelkezéseit az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló 1581. évi I. tv. tartalmazza, mely szerint a betekintési jog hivatalos és magánszemélyeknek egyaránt biztosítható. Amennyiben ez előzetes engedélyhez kötött, ilyenkor az engedélyt az iratképző szerv vezetőjétől kell kérni. Általános szabályként alkalmazható, hogy az ügy intézőjének jelenlétében a betekintési jog annak a személynek (vagy képviselőjének, pl. ügyvédnek) biztosítható, aki hiteltérdemlően bizonyítja, hogy a meg tekintésre kért irat a jogát vagy jogos érdekét érinti, azonban a betekintés más személyiségi jogokat nem sérthet. Jóval korlátczóbb rendelkezések vonatkoznak az államtitkot tartalmazó és a "szolgálati használatra" jelzésű iratokra. Ezekre vonatkozó részletes szabályokat a TÜK iratok iratkezelési szabályzatai tartalmazzák. Azonban mindenképpen szükséges megjegyezni azt, hogy államtitkot tartalmazó iratokba csak az tekinthet be, akit erre az iratképző szerv vagy- annak felügyeleti szervének vezetője feljogosított, szolgálati titkot tartalmazó iratokba pedig az, akinek az iratképzö szervnél betöltött munkaköre vagy megbízása ellátásához ez szükséges, illetőleg akit a szerv vezetője vagy a felügyeleti szerv vezetője erre feljogosított. A minősítők és a betekintők körét személyre szólóan nyilvántartásba kell venni. Indokolt esetben a betekintők nevét és a használat időpontját akta kartotékon kell nyilvántartani.