Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)
9. Kézi és központi irattárak
Az Ügyiratpótló lapot az irat iktatószám szerinti helyére kell elhelyezni, a visszaadás határidejéről pedig nyilvántartást kell vezetni. Az ügyirat leadásának várható időpontját az iktatókönyvben a határidő rovatfran is fel kell tűntetni. A visszatartott ügyiratokat a tárgyév végén mindenképpen le kell adni, vagyis a visszaadásra a következő évre áthúzódó határidőt nem lehet megjelölni. Ha a megjelölt határidő leteltéig nem történt meg az irat leadása az irattárba, meg kell sürgetni, s amennyiben a sürgetés ellenére 30 napon belül sem adják át, a vezetőnek be kell jelenteni. Az iratok elhelyezése a központi irattárban Az iratok átvételének tényét rögzíteni kell az irattári törzskönyvben. (Tar talmára vonatkozó szabályokat egy későbbi fejezetből ismerhetjük meg.) A központi irattárban oly módon kell az iratokat elhelyezni, hogy azok őrzése, állagának megóvása biztosítva legyen, ezért kemény fedőlemez között vagy dobozban célszerű tárolni azokat. Amennyiben kemény fedőlemez között tárolják EZ iratokat, két dologra kell figyelmet fordítani. Egyrészt a biztonságos kötegelésre, vagyis az iratokat úgy kell összekötni, hogy azok mozgatáskor széjjel ne csússzanak, másrészt a fedőlemezek közé csak annyi iratmennyiséget szabad tenni, amennyi kézzel átérhető - ez kb. 13-14 cm. Bármely tárolási módot alkalmazzák az irattárban, a kötegekre vagy a dobozokra is rá kell írni: - s szerv nevét és a szervezeti egység megnevezését; - az iratok évét (esetleg évkorét); - az irattári tételszámot (irattári jelet); - az iktatószámot (tól-ig) ; ^— r-^^ - a selejtezés évét.
