Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 1. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

3. Irattani alapfogalmak

Irattár és levéltár Az irattár Az elintézett ügyiratok őrző fmkfá, illetve az itt lévő iratok Összessége. Valemely szegélynek vagy intézménynek az élete, működése során keletke zett és hozzá érkezett iratok együttese. Olyan iratoké, amelyek rendeltetésszerűen hozzá tartoznak és, amelveí<et rnegőrzésre érdemesnek tart, amelyek valamely szempontból fontosak számára. Az irattár (latin szóval regisztratúra) azonban jelenti magát az iratok elhelyezésével, őrzésével foglalkozó intézményt és a helyiséget, ritkábban az épületet is, ahol az iratokat elhelyezik. Az irattár órzi nemcsak a kimenő iratok fogalmazványait, esetleg másolatait, hanem az irattárfenntartó szervhez (személyhez) érkezett iratokat is. A beérkezett és elintézett iratokon kívül az irattárba kerülnek az irattárat fenntartó szerv működése során létrejött iratok, az ún. belső ügyviteli iratok (iktatókönyvek, jegyzőkönyvek, feljegyzések stb.) is. Irattárról általában csak szervekkel kapcsolatban szoktak beszélni. Ez azonban nem jelenti azt, hogy irattáruk csak a szerveknek lehet. Minden iratképző személynek van irattára, mert vannak iratai. De lehet a személyeknek is irattári helyiségük, sőt irattári intézményük is. Az irattári jellegű és történeti forrásértékkel bíró iratok alkotják a levéltári iratok körét is. A levéltár A természetes vagy jogi szentély működése során létrejött, rendeltetésszerűen hozzá befutó és nála maradó olyan iratok összessége, amely már elvesztette kapcsolatát a folyó ügyvitellel, de amely a raült megvilágítása bármely tudományág, elsősorban a történelemtudomány számára forrásokat, felhasználható adatokat tartalmaz.