Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 1. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

1. Az írásbeliség kialakulása, az iratkezelés rendszerének változásai

A 11-13. században Magyarországon állati bőrből készült hártyára, pergamenre írtak, majd a papír használata a 14. század első negyedében kezdődött meg. E század végétől hártyára csak a kiemelt jelentőségű iratokat írták. A 11-12. századból fennmaradt iratok (oklevelek) szinte kivétel nélkül olyan intézkedések, melyek valamilyen jogi tényt (adományt, végrendeletet, ítéletet) foglaltak írásba. (2. sz. melléklet.) Az oklevélnek a bíráskodási gyakorlatban bizonyító ereje volt. Sajátos bizonyítási módot jelentett, hogy egyes okleveleket nagyobb pergamenre kétszer írtak, és a szöveg közé az ábécé néhány nagy betűjét rajzolták. A két oklevelet a betűk átvágásával választották el egymástól, és pecsételték meg. Ha a későbbiek során per folyt, az összeillő vagy össze nem illő betűk segítették az ítélkezést. A többi iratok, egy-egy személynek vagy családnak szóló oklevelek egyetlen példányban készültek és azt az érdekelt, a megadományozott, a címzett kapta és ha jogi érdeke fűződött hozzá, meg is őrizte. így a király, az egyházak, a városok, különböző testületek és magánszemélyek birtokában rendszeresen gyűltek össze iratok. III. Béla 1181-ben kelt oklevelében írta elő az ügyek írásba foglalását, és ezzel egyidejűleg merült fel az az igény, hogy az írásbeliség termékeit megőrizzék. A király által adományozott kiváltságleveleket a 14. századtól könyvbe másolták, melyek az ország különféle rendű és rangú lakosa számára közérdekű jogforrásnak számítottak. Lényegében ezt a gyakorlatot vették át a városok és később a megyék is, melyek a hatóságuk által vagy hatóságuk előtt intézett ügyek lényegét protocollumba, jegyzőkönyvbe foglalták, A magyar írásbeliségben fontos szerepet játszottak az un. hiteleshelyek. Az érsekek és püspökök székhelyein működő papi testületek, a káptalanok és egyes szerzetesrendek közreműködtek a vizsgálatok lefolytatásában, a perbe idézéseknél, de lehetett előttük bevallást, végrendeletet tenni, egyezséget köt-